Де зберігати повідомлення про підвищення окладів працівників

Такі повідомлення мають тимчасовий строк зберігання, тому до особових справ та до наказів з кадрових питань їх не долучають. Адже особова справа і наказ про внесення змін до штатного розпису – мають тривалий строк зберігання. І взагалі повідомлення не може бути додатком до наказу.

Взагалі-то це повідомлення має бути адресоване працівнику, тому воно працівнику надсилається чи видається на руки. Зберігати у справах юрособи його не обов’язково. При цьому воно може бути зареєстровано як вихідний документ, і у Журналі реєстрації працівник має поставити підпис і дату отримання повідомлення. Цього достатньо для фіксації факту направлення повідомлення.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затв. наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 (далі – Перелік №578/5) не містить такий вид документа як «повідомлення для працівників про підвищення окладів».

Якщо Ви все ж таки хочете зберігати у себе копії (так звані відпустки) направлених працівникам повідомлень, то можете для їх тимчасового зберігання передбачити у номенклатурі бухгалтерії окрему справу із заголовком «Повідомлення для працівників про підвищення окладів». Можна підібрати аналогічну статтю за Переліком №578/5, щоб зробити у НС посилання на цю статтю. Наприклад, підійде стаття 213, строк зберігання відповідно якої становить лише 1 рік. Цього строку цілком достатньо для такого виду документа, що носить інформаційний характер.

Раді допомогти, звертайтесь ще!