Чи можливе підписання кадрових документів цифровим підписом з банку

Залежить від того, які саме кадрові документи та яка посадова особа.

На практиці іноді плутають запровадження системи електронного документообігу (ЕДО) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або удосконаленого електронного підпису (УЕП), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та накладення ЕЦП, отриманого з банку, на скан-копію чи документ у форматі PDF.

Згідно з Законом України про «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text :

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Такими реквізитами є не лише електронний цифровий підпис, а й електронна позначка часу, реєстраційний індекс, автоматично наданий системою ЕДО, електронна печатка.

Тому кадрові документи тривалого строку зберігання, зокрема кадрові накази, письмові трудові договори (контракти), локальні нормативні документи, облікові кадрові документи, не слід підписувати цифровим підписом, отриманим з банку, бо при виготовлені з них обов’язкових засвідчених паперових копій, вони не будуть мати відповідний набір обов’язкових реквізитів, що відображається у штрих-коді на роздуркованому електронному документі.

А от такі документи, як повідомлення, заяви та звіти працівників, пояснювальні записки можна дозволити підписувати працівникам, електронними цифровими підписами, отриманими з банку, але цей дозвіл має бути задокументований належним чиним.

Наприклад, слід розробити, затвердити і запровадити Положення про обмін інформацією під час воєнного стану, де обумовити, через які засоби зв'язку можна вести обмін інформацією та документами і яким чином вони можуть бути підписані. Або у Положенні про організацію надомної та дистанційної роботи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!