Поновлення військового обліку працівників: перші кроки і рекомендації

Організуйте ведення військового обліку відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n10:
1. Видайте наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, та встановіть за це відповідну доплату (п. 10 Порядку 1487). Затвердіть посадову інструкцію відповідальної особи. Зразки за посиланням: Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку з зазначенням заміни на період тимчасової відсутності, Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку, Посадова інструкція інспектора з кадрів
(який є відповідальним за ведення військового обліку), Інструкція відповідального за ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
2. Подайте до ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства у семиденний строк з дня видання наказу повідомлення про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, згідно з додатком 1 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20260121. Таке саме повідомлення подайте про призначення керівника у порядку взаємодії. Зразок за посиланням: Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку.
3. Складіть та затвердіть план роботи з військового обліку, графік внутрішнього звіряння списків персонального військового обліку з записами у військово-облікових документах працівників та графік звіряння списків персонального військового обліку з даними відповідних ТЦК та СП. Зразки за посиланням: План роботи з військового обліку на 2026 рік, Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами, Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів з обліковими документами ТЦК та СП.
4. Особа, відповідальна за ведення військового обліку, зобов'язана не рідше одного разу на 5 років підвищити кваліфікацію. Щороку до 1 жовтня необхідно визначити потребу у підвищенні кваліфікації.
5. При прийнятті на роботу особи, яка є військовозобов'язаною, резервістом, призовником, перевірте військово-обліковий документ, ознайомте з Правилами військового обліку під підпис (додаток 2 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20260121) та подайте у семиденний строк з дня видання наказу повідомлення згідно з додатком 4 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20260121. Зразок за посиланням: Повідомлення про зміну облікових даних (при прийнятті на роботу, редакція постанови КМУ від 10.12.2025 № 1644).
6. Правила військового обліку роздрукуйте та розмістіть у місцях загального користування.
7. При зміні облікових даних військовозобов'язаних, резервістів та призовників подавайте щомісячно до 5 числа повідомлення до ТЦК та СП згідно з додатком 4 до Порядку 1487.
8. При звільненні військовозобов'язаних, резервістів та призовників подавайтеу семиденний строк з дня видання наказу повідомлення до ТЦК та СП згідно з додатком 4 до Порядку 1487.
9. Військовий облік на підприємстві ведеться за списками персонального військового обліку згідно з додатком 5 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20260121. Списки формуються щороку до 25 січня станом на 01 січня, підписуються керівником та особою, відповідальною за ведення військового обліку, та разом з відомістю оперативного обліку (додаток 12 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20260121) реєструються у службі діловодства. Списки та відомість ведуться протягом року у паперовій та/або електронній формі. Зразок за посиланням: Списки персонального військового обліку призовників ((додаток 5) в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)), Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024. Після кожного внесення змін до списків радимо зберігати їх у новому файлі. Перші списки та відомість сформуйте станом на поточну дату.
10. Ведіть журнал обліку результатів звірянь згідно з додатком 9 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20260121 та вносьте до нього результати щорічних звірянь з ТЦК та СП.
Крім того, в організації мають бути: наказ про призначення особи, яка буде замінювати відповідальну особу на час її відсутності (якщо у наказі про призначення відсутній такий пункт). Порядок 1487 такої вимоги не містить, але ТЦК та СП вимагають наявність такого наказу; наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік (видається кожного року до 01 лютого, п. 72 Порядку 1487); блокнот з розписками про прийом на зберігання військово-облікових документів (додаток 7 до Порядку 1487); копії військово-облікових документів призовників, військовозобов'язаних та резервістів (п. 37, 38 Порядку 1487); справа з листуванням з ТЦК та СП та стенд, на якому розміщено правила військового обліку та витяги з законодавчих актів.
Корисні брошури за посиланням: Золота колекція «Військовий облік на підприємстві: пакет обов’язкових документів, їх заповнення та зразки», Золота колекція «Військовий облік – 2026: відповідальний за ВО, списки, звіряння, перевірки ТЦК».

Раді допомогти, звертайтесь ще!