Оформлення копії кадрового наказу: печатка чи ксерокопія

Так, теоретично для бухгалтерії можна не робити ксерокопію оригіналу наказу, а роздрукувати примірник з комп’ютера. Але там не буде підпису керівника, дати і реєстраційного індексу. Відбиток печатки не замінює підпис. І взагалі у даному випадку такий відбиток не доречний.

Тут треба покладатися на довіру бухгалтера.

З одного боку, копія будь-якого кадрового наказу, зроблена для бухгалтерії, має тимчасовий (дуже нетривалий строк зберігання) – «Доки не мине потреба». На відміну від копій деяких кадрових наказів, що долучаються в особові справи працівників та видаються працівникам на руки.

З іншого боку, якщо бухгалтер проведе фінансову операцію (виплату відпускних чи компенсацію), а виявиться, що цей наказ був лише у проєкті, але так і не виданий, то це вже серйозне порушення. Отже, бухгалтер може не погодитися робити розрахунки на підставі копії наказу, що не містить таких важливих елементів реквізитів, як «Особистий підпис керівника», «Дата видання», «Реєстраційний індекс наказу».

Тому краще засвідчити копію для бухгалтерії таким же чином, як і усі інші копії:

• виготовити факсимільним способом;


• зверху – відмітка «Копія»;


• знизу – засвідчувальний напис.

Зразок такої копії є у моїй Лекції за посиланням: https://kadroland.com/events/2672/6536

Раді допомогти, звертайтесь ще!