Обов'язок роботодавця щодо видачі трудових книжок працівникам

Добрий день. Чи обов'язково видати всі трудові книжки працівникам на руки, якщо вони зберігаються у роботодавця? Чи обов'язково від кожного працівника брати заяву про видачу трудвої книжки чи достатньо написати наказ? Працівникаи, які прийнятті до 2021 року також потрібно видати трудову книжку?

ОК

Олеся, консультант

експерт

16.04.2026 | 09:44

Очікує відповідь

Ні, не обов'язково.

Чинне законодавство передбачає три випадки для видачі працівнику трудової книжки:
1. при звільненні (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15 );

2. після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», далі — Закон № 1217 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20/conv#n224);

3. під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27).

Тобто, якщо працівник продовжує роботу на підприємстві та просить видати йому трудову книжку, роботодавець має право це зробити або після передачі до ПФУ відсканованих трудових книжок всіх працівників, або керуючись нормами Закону № 2136. Адже за умови ведення активних бойових дій в місці розташування підприємства роботодавці мають право видати працівникам трудові книжки на руки. Якщо працівник просить видати йому трудову книжку, він має подати заяву з обґрунтуванням необхідності її видачі, а роботодавець – видати трудову книжку під особистий підпис, зразок для прикладу - Заява працівника про видачу трудової книжки. Таку видачу роботодавець, як правило, оформлює наказом про видачу трудової книжки, для прикладу - Наказ про видачу трудової книжки працівнику. Обов’язок видавати наказ про видачу трудової книжки працівнику для особистого зберігання прямо не встановлений законом, однак заява – це лише прохання працівника. Тому доцільно розпорядчий акт (наказ), щоб документально підтвердити факт передачі трудової книжки працівнику та уникнути претензій у разі втрати трудової книжки працівником .

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату