Вимоги до зберігання кадрових документів та табелів робочого часу

Прямої вимоги у нормативно-правових актах вести «списки фактично працюючих на певну дату» – немає, і обов’язку зберігати копії табелів саме у відділі кадрів — теж немає.

У Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затв. наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (далі – Перелік №578/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 є стаття 503, в якій передбачено такий вид документа, як Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації зі строком зберігання 75 років.

Їх ведуть для:

• оперативної звітності,


• контролю вакансій/зайнятих посад,


• підготовки звітів (статистика, бронювання, перевірки тощо).

Але на практиці нечасто хто веде такі списки. Бо вони не входять до переліку обов’язкових кадрових документів. Лише для певних галузей, де це прописано у нормативних документів. Наприклад, банківські установи ведуть списки (штатно-посадову книгу) працівників.

Копії табелів обліку робочого часу зберігати у відділі кадрів не потрібно. Це взагалі документи тимчасового зберігання – всього 1 рік згідно зі статтею 408 Переліку №578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 .

Раді допомогти, звертайтесь ще!