Правила роздачі трудових книжок після їх завантаження на портал

Після 10.06.2026 роботодавець має право та фактично повинен видати працівникам паперові трудові книжки, які ще зберігаються в установі.

Саме завантаження сканкопій трудових книжок на портал ПФУ не означало автоматичної обов’язкової видачі книжок раніше, але після завершення перехідного періоду Закон №1217 передбачає видачу трудових книжок працівникам особисто під підпис (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224).

Прямої вимоги щодо обов’язкового наказу по установі законодавство не містить, однак для правильної організації процесу та з метою підтвердження підстав видачі трудових книжок доцільно видати наказ керівника. У наказі можна послатися на Закон №1217, визначити відповідальних осіб та порядок видачі трудових книжок працівникам.

Також рекомендується отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою закону, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації.

Якщо працівники відмовляються писати заяви, але погоджуються отримати трудові книжки, роботодавець може видати їх на підставі наказу. Головне — забезпечити підтвердження факту отримання трудової книжки працівником. Для цього працівник ставить підпис у графі 13 Книги обліку руху трудових книжок. У графі 12 доцільно зазначити дату видачі та підставу, наприклад: «видано на підставі наказу №…».

Буде корисним мінкурс - https://kadroland.com/news/10080-shho-robiti-z-paperovoyu-trudovoyu-knizkoyu-pislya-10-cervnya-2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!