Порядок документування прогулів працівника перед звільненням за відсутність

Для звільнення за прогул згідно п.4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231) не потрібно чекати чотири місяці, це за іншою підставою можна звільнити у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці згідно ст. і п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n204 ), це різні підстави для звільнення.

У разі відсутності працівника на роботі щоденний наказ про його відсутність не видається. Законодавство не передбачає оформлення щоденних наказів у випадку прогулу або тривалої відсутності працівника.

Факт відсутності працівника фіксується первинними документами — насамперед табелем обліку робочого часу, де до моменту з’ясування причин неявки проставляється позначка «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин). Додатково рекомендується складати акти про відсутність працівника на робочому місці, які можуть оформлюватися перший тиждень щоденно, далі періодично (наприклад, раз на кілька днів чи щотижня) комісією з кількох осіб. Також можуть оформлюватися доповідні записки керівника підрозділу.

Обов’язку складати акт саме щодня немає, однак регулярна фіксація відсутності є важливою для підтвердження факту прогулу або тривалої відсутності працівника в разі подальшого звільнення.

Щодо підстави звільнення, у вашій ситуації можуть застосовуватися дві норми Кодексу законів про працю України:

— п. 4 ст. 40 КЗпП (звільнення за прогул без поважних причин), якщо встановлено факт прогулу та відсутність поважних причин;

— п. 8-3 ст. 36 КЗпП (відсутність працівника понад 4 місяці поспіль без інформації про причини), якщо працівник фактично зник і з ним немає зв’язку.

Якщо протягом періоду відсутності немає можливості зв’язатися з працівником і немає інформації про причини його неявки, більш доцільною та менш ризиковою з точки зору процедури є підстава за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, оскільки вона не є дисциплінарним стягненням і не потребує доведення поважності або неповажності причин відсутності.

Докладний алгоритм дій щодо звільнення за цими двома підставами наведено в статті за посиланням - https://kadroland.com/news/555-zvilnennya-trivalo-vidsutnyogo-pracivnika-yaku-pidstavu-krashhe-vibrati

Раді допомогти, звертайтесь ще!