Питання щодо зберігання трудових книжок працівників ФОП

1. ФОПи ніколи не брали трудові на збркрігання. Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Отже, ФОП-роботодавець не має безпосереднього доступу до трудових книжок своїх працівників, тому й оцифрувати/відсканувати та залити їх на портал ПФУ може тільки на прохання працівника, а не зобов'язаний це робити. Водночас ФОП-роботодавець може допомогти працівникам в оцифруванні чи передачі сканкопій на портал ПФУ.

2. У роботодавців, в тому числі фізичних осіб-підприємців, немає безумовного обов’язку оцифровувати чи передавати сканкопії трудових книжок працівників на портал ПФУ. Нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):

працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

3. Те що ви їх зберігали, то це порушення. Вам потрібно видати ТК працівникам. Тільки вам вирішувати чи допомагати працівникам з оцифруванням чи ні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!