Засвідчення копій документів для особової справи працівника: нюанси

Так, правильно.

Згідно з п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237), копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення посвідчувальним написом («Згідно з оригіналом»), підписом особи, яка засвідчує копію, та печаткою підприємства або печаткою відповідного структурного підрозділу (служби діловодства, відділу кадрів, бухгалтерії тощо) – тобто копія засвідчується роботодавцем. Якщо ж на Вашому підприємстві немає уповноваженої особа, на яку покладено функції щодо засвідчення наданих працівниками копій документів, то засвідчувати копії паспорта, РНОКПП тощо працівника має саме директор.

У разі використання шерингу через Дію, необхідно зберігати файл в електронному вигляді (створіть для цього спеціальну папку для збереження документів працівників, надісланих в електронному вигляді), а до особової справи додавайте їх роздруківки, які також потрібно буде засвідчити написом «Згідно з оригіналом», підписом директора та печаткою підприємства.

Також зверніть увагу, що з 04.04.2026 р. (з дня набрання чинності наказом Мін'юсту від 16.03.2026 р. № 667/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0356-26#Text)), на копіях документів на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша має бути проставлена відмітка «Копія» (на всіх попередніх копіях проставляти таку відмітку не потрібно – лише тих, що отримані Вами після 04.04.2026 р.).

Раді допомогти, звертайтесь ще!