Виправлення помилки в прізвищі працівника для роботи

Якщо прізвище в паспорті й еВОД відрізняється на одну літеру, працівника формально можна прийняти на роботу, але помилку потрібно якнайшвидше виправити через ТЦК/«Резерв+», щоб уникнути проблем у майбутньому.

Обґрунтування

Для укладення трудового договору працівник зобов’язаний подати паспорт та відповідний військово-обліковий документ. Це прямо передбачено ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України, де серед обов’язкових документів при працевлаштуванні названі паспорт і військово-обліковий документ як такі, що подаються у випадках, передбачених законодавством. ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України

З 27.06.2026 роботодавець при прийнятті на роботу має перевіряти військово-обліковий документ і звіряти його дані з реєстром «Оберіг» за е-ВОД. При цьому е-ВОД повинен бути сформований не раніше ніж за 72 години до прийняття на роботу. п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487

Різний правопис прізвища в паспорті та еВОД – це технічна помилка в облікових даних, а не відсутність ВОД, тому сама можливість працевлаштування не блокується. Однак через невідповідність можуть виникати питання при звірці даних у «Оберіг», при подальших перевірках військового обліку або оформленні бронювання працівника.

Виправляти таку помилку повинен насамперед сам військовозобов’язаний через ТЦК або онлайн‑сервіси, а роботодавець може ініціювати й підтримати процес. Працівнику слід звернутися до ТЦК та СП за місцем обліку із паспортом, РНОКПП і ВОД та подати заяву про виправлення прізвища, або подати запит на коригування через «Резерв+» у розділі «Виправити дані онлайн», додавши правильні паспортні дані.

Для роботодавця основний ризик полягає не в самій розбіжності літер, а в можливих претензіях щодо неналежно організованого військового обліку, якщо невідповідність не буде усунута. Щоб мінімізувати ризики, варто зафіксувати в службовій записці чи заяві працівника факт виявлення помилки і те, що працівник звертається до ТЦК або «Резерв+» для її виправлення, та зберігати копії актуальних документів у особовій справі.

Алгоритм дій

1. Прийняття на роботу:

   • Перевірте паспорт і актуальний еВОД, сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття.
   • Зробіть копії паспорта та еВОД і долучіть до особової справи.
   • Зафіксуйте, що виявлена розбіжність у написанні прізвища, та отримайте від працівника коротку заяву, що він зобов’язується виправити дані у ТЦК / через «Резерв+».

2. Виправлення помилки працівником:

   • Варіант 1: через ТЦК та СП – звернутися особисто з паспортом, РНОКПП та ВОД і подати заяву про виправлення прізвища в реєстрі.
   • Варіант 2: через «Резерв+» – авторизуватися, у розділі «Виправити дані онлайн» подати запит на коригування прізвища згідно з паспортом, дочекатися оновленого еВОД.

3. Дії роботодавця після виправлення:

   • Отримати від працівника оновлений еВОД з правильним написанням прізвища.
   • Долучити нову роздруківку еВОД до особової справи, при потребі оновити військовий облік і наступні повідомлення до ТЦК (додаток 4) вже з правильним написанням.

Ризики / нюанси

1. Коли краще відкласти оформлення. Якщо еВОД сформовано задовго до прийняття або ТЦК уже фіксував проблеми з обліковими даними, доцільно попросити працівника спочатку оновити еВОД, а вже потім оформлювати прийняття, щоб не створювати «завислих» або помилкових записів у військовому обліку.

2. Потенційні наслідки для працівника. Помилка в прізвищі може створити труднощі для самого військовозобов’язаного при перевірках, виїзді за кордон, оформленні бронювання чи відстрочки, тому зацікавлений у якнайшвидшому виправленні саме він.

Підсумок: прийняти працівника можна, але потрібно зафіксувати факт розбіжності, зобов’язати працівника виправити дані та після оновлення еВОД отримати й підшити коректний документ.