Виправлення помилки у військовому обліку: як звернутися в ТЦК

Можна і доцільно звернутися до ТЦК та СП із письмовим зверненням про розбіжності, але ініціатором уточнення має бути сам працівник, а роботодавець може додатково поінформувати ТЦК листом та попросити актуалізувати дані.

Обґрунтування

Паперовий та електронний військово-облікові документи мають відповідати даним Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Якщо між документами є розбіжності (у т.ч. щодо звання), законодавство передбачає обов’язок громадянина звернутися до ТЦК для внесення змін та актуалізації інформації у реєстрі й у військово-обліковому документі. Це випливає з вимог до узгодженості даних паперових і електронних ВОД з реєстром, закріплених у Порядку, затвердженому постановою КМУ від 16.05.2024 № 559. від 16.05.2024 № 559

Роботодавець може підготувати лист до ТЦК та СП про виявлені розбіжності й одночасно вручити працівнику повідомлення з рекомендацією особисто звернутися до ТЦК. Такий підхід підтверджує належне ведення військового обліку на підприємстві та демонструє, що роботодавець не ігнорує виявлені невідповідності у військово-облікових документах, але й не підміняє собою обов’язок працівника оновити персональні дані.

Нижче – мінімально необхідний зразок звернення до ТЦК та СП, який ви можете адаптувати під свої реквізити.

Алгоритм дій

1. Перевірити документи працівника.
   Зробіть копії паперового військово-облікового документа та роздруківки / скриншота електронного ВОД, де видно відсутність звання.

2. Вручити працівнику внутрішнє повідомлення.
   У ньому попросіть працівника звернутися до свого ТЦК та СП для актуалізації військово-облікових даних та отримання оновленого ВОД.

3. Підготувати лист до ТЦК та СП.
   Направте до відповідного ТЦК та СП інформаційний лист (зразок – нижче) з описом ситуації та копіями документів працівника.

4. Зберегти копії всіх документів.
   Залиште у кадровій справі копію листа до ТЦК, копії ВОД працівника та примірник внутрішнього повідомлення працівнику з відміткою про ознайомлення.

Приклад звернення до ТЦК та СП

Кому:
Начальнику __________________ територіального центру комплектування
та соціальної підтримки
(повна назва ТЦК та СП)

Від кого:

---

(повна назва підприємства, код за ЄДРПОУ, адреса, телефон, e-mail)

Вих. № ____ від «__» __________ 2026 р.

Щодо уточнення військово-облікових даних працівника

Шановні пані/панове!

Підприємство ____________________________, як орган, що здійснює військовий облік за місцем роботи, повідомляє про виявлену розбіжність у військово-облікових документах нашого працівника.

Працівник:
– прізвище, ім’я, по батькові: ___________________;
– дата народження: «__» 19 р.;
– реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності): ______________;
– посада на підприємстві: _______________________________.

Під час прийняття на роботу працівник надав військово-обліковий документ у паперовій формі (військовий квиток / тимчасове посвідчення військовозобов’язаного / посвідчення про приписку), в якому зазначено військове звання: «___________________».

Надалі працівник надав електронний військово-обліковий документ (через застосунок «Резерв+» / в електронному кабінеті), в якому відсутні відомості про військове звання.

З метою належної організації персонального військового обліку на підприємстві та приведення облікових даних у відповідність до відомостей Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів, просимо:

1. перевірити військово-облікові дані щодо вказаного працівника;
2. у разі необхідності – актуалізувати відомості про військове звання в реєстрі та у військово-обліковому документі;
3. за можливості поінформувати підприємство про результат розгляду для коректного ведення списків персонального військового обліку.

Копії наявних у працівника військово-облікових документів додаються.

Додатки:

1. Копія військово-облікового документа в паперовій формі на __ арк.
2. Копія (роздруківка) електронного військово-облікового документа на __ арк.

З повагою
Директор / Керівник _____________________ /П.І.Б./
(підпис)

Ризики / нюанси

1. Тимчасове ведення обліку.
До моменту актуалізації даних у реєстрі ви можете орієнтуватися на ті відомості, які підтверджені чинним військово-обліковим документом (якщо паперовий документ не визнано недійсним). Після оновлення ВОД доцільно звірити та, за потреби, скоригувати записи у Списках.

2. Обов’язок працівника.
Навіть якщо роботодавець написав лист до ТЦК, працівник все одно повинен особисто/через електронні сервіси актуалізувати свої персональні дані, якщо його викличуть або якщо ТЦК вкаже на необхідність особистого звернення.

Підсумково, оптимально паралельно: роботодавець інформує ТЦК листом, а працівник звертається до ТЦК (або через електронні сервіси) для виправлення звання у своїх військово-облікових даних.