Алгоритм звіряння з РТЦК: чекаю інформації та уточнень

Частково так, алгоритм звіряння вже випливає з норм, але його потрібно чітко структурувати по кроках і розрізнити «свій» та «чужі» ТЦК.

Обґрунтування

1. Визначити, з яким саме ТЦК проводите звіряння Звіряння обов’язково проводять не рідше одного разу на рік з усіма районними (міськими) ТЦК і іншими органами, де стоять на військовому обліку ваші працівники, а також з ТЦК за місцем розташування підприємства, незалежно від статусу критичності підприємства, що прямо випливає з п. 34 та п. 46 Порядку №1487.

• «Свій» ТЦК – за місцем реєстрації підприємства.
• «Чужі» ТЦК – за місцем військового обліку працівників в інших адміністративно-територіальних одиницях.

2. Підготовка документів для звіряння Для будь‑якого звіряння потрібні актуальні списки та військово‑облікові документи. Вимогу звірятися за списками персонального військового обліку і копіями військово‑облікових документів установлено п. 34, 45, 46 Порядку №1487.
Підготуйте:

• актуальні списки персонального військового обліку за формою додатка 5 (суцільні – для «свого» ТЦК, витяги – для «чужих»);
• копії або роздруківки електронних військово‑облікових документів усіх працівників, які підлягають військовому обліку;
• журнал обліку результатів перевірок (додаток 9) для фіксації результатів звіряння.

3. Звіряння з «чужими» ТЦК (за місцем військового обліку працівників) Це зовнішнє звіряння роблять щороку, у строки, погоджені з кожним ТЦК, але не пізніше 1 грудня, а результати враховують при звірянні зі «своїм» ТЦК, як це прямо встановлено в оновленому п. 46 Порядку №1487.
Типова послідовність дій:

1. Скласти для кожного «чужого» ТЦК два примірники витягу із списків щодо працівників, які перебувають на обліку саме в цьому ТЦК.
2. Додати до витягів копії / роздруківки їхніх військово‑облікових документів.
3. Надіслати пакет документів рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
4. Очікувати повернення одного примірника витягу з відміткою «Звірено…», а за відсутності повернення зберігати докази відправлення як підтвердження виконання обов’язку.
5. Внести результати (або сам факт направлення документів) до журналу обліку результатів перевірок.

4. Звіряння зі «своїм» ТЦК (за місцем реєстрації підприємства) Це звіряння проводять за графіком, затвердженим розпорядженням голови районної/міської держадміністрації чи міського голови, а якщо підприємство до графіка не включено – у строки, узгоджені безпосередньо з ТЦК, що прямо випливає з п. 46 Порядку №1487.
Алгоритм дій, якщо у вас уже призначена дата звіряння:

1. Перевірити графік або лист/повідомлення ТЦК і зафіксовану дату.
2. Переконатися, що:
   • внутрішнє звіряння списків з військово‑обліковими документами працівників проведено нещодавно;
   • звіряння з «чужими» ТЦК по працівниках завершено або принаймні витяги з доказами відправлення вже надіслані.
3. У визначену дату відповідальна за військовий облік особа особисто прибуває до «свого» ТЦК зі:
   • двома примірниками повних списків персонального військового обліку по підприємству;
   • копіями / роздруківками військово‑облікових документів усіх облікованих працівників;
   • журналом обліку результатів перевірок;
   • супровідним листом (за потреби).
4. Після проведення звіряння отримати примірник списку або витяг з відміткою ТЦК «Звірено…» та зафіксувати результати в журналі.

5. Фіксація результатів і зберігання доказів Обов’язок ведення журналу результатів перевірок та звірянь і зберігання документів за результатами роботи з ТЦК прямо випливає з п. 34, 45, 46 та форми додатка 9 до Порядку №1487.

• У журналі фіксуйте: дату, орган (конкретний ТЦК), які документи подані, короткий зміст результатів та інформацію про усунення зауважень.
• Зберігайте копії всіх супровідних листів, описів вкладення, повідомлень про вручення, а також повернені витяги/списки з відміткою «Звірено».

Подальші дії: якщо дата звіряння вже призначена вашим районним ТЦК, перевірте готовність списків, копій ВОД і журналу, а в разі неузгодженості зі строками звіряння з «чужими» ТЦК – терміново надішліть туди витяги з доказами відправлення.

Належно підготовлені списки, документи і журнал, а також наявні докази направлення витягів до всіх ТЦК закривають ваш обов’язок зі щорічного звіряння.