Як зареєструвати списки військового обліку без внутрішніх документів

Частково так, навіть без загальної системи реєстрації внутрішніх документів ви все одно зобов’язані зареєструвати списки та відомість, і це можна зробити через спеціально заведений окремий журнал або просту табличну форму, затверджену як реєстраційний журнал для цих документів.

Обґрунтування

1. Обов’язок реєстрації списків і відомості Відповідно до п. 40 Порядку №1487 щороку до 25 січня списки персонального військового обліку (додаток 5) та відомість оперативного обліку (додаток 12), складені станом на 1 січня, мають бути роздруковані, підписані керівником і відповідальним за ВО та зареєстровані в установленому порядку в службі діловодства підприємства.

2. Можливість створити окремий журнал саме для списків і відомості Порядок №1487 не визначає форму чи вид журналу, у якому реєструвати ці документи, тому ви можете завести окремий журнал реєстрації списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку і реєструвати в ньому тільки додатки 5 та 12, визначивши відповідальну особу за такі записи.

3. Допустимість «електронного» журналу при паперовому документообігу Якщо у вас немає системи електронного документообігу, журнал реєстрації можна оформити як таблицю у Excel чи Word, роздрукувати першу сторінку, затвердити його наказом керівника як реєстраційний журнал і надалі вносити в нього записи про дати, номери, назви документів та підпис відповідальної за реєстрацію особи.

4. Мінімальні реквізити запису про реєстрацію Щоб реєстрація була формально коректною, у журналі доцільно передбачити щонайменше такі графи:

• дата реєстрації;
• реєстраційний індекс документа;
• назва документа (наприклад, «Список персонального військового обліку призовників станом на 01.01.2026», «Відомість оперативного обліку…»);
• прізвища, ініціали осіб, які підписали документ;
• відповідальна особа за реєстрацію;
• примітки (за потреби).

Рекомендація: у вашій ситуації оптимально затвердити простий окремий журнал реєстрації списків і відомості наказом керівника та зареєструвати в ньому роздруковані й підписані додатки 5 і 12 до 25 січня кожного року.

Реєстрація в окремому, спеціально заведеному журналі повністю закриє вимогу Порядку №1487 щодо реєстрації списків та відомості.