В якому журналі реєструвати Списки ВО та Відомість

1. Реєструємо в службі діловодства
2. Єдиний Журнал із ВО
3. Окремий Журнал реєстрації Списків та Відомості
4. Журнал реєстрації внутрішніх документів
5. Журнал реєстрації вихідних документів
6. Журнал реєстрації вхідних документів
7. Важливе правило реєстрації Списків в Журналі

Реєструємо в службі діловодства

У п. 40 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), читаємо:

Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства таких органів, підприємств, установ, організацій

Отже, Списки та Відомість слід реєструвати у своїй службі діловодства: в ТЦК вони не реєструються.

Списки та Відомість можуть бути зареєстровані в різні дати (детально про це – тут). Головне, це зробити не пізніше 25 січня (але зважайте, що 25.01.2026 – це неділя, тож ліпше зробити це напередодні, тобто не пізніше 23.01.2026).

Як правило, ці документи реєструються під різними номерами (можливі варіанти – тут).

Водночас у практиків постає закономірне запитання:

А в якому саме регістрі слід реєструвати списки?

Порядок №1487 не дає відповіді на це запитання.

Але нагадаємо, що реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил №1000/5).

Відповідно до п. 7 гл. 3 розд. III Правил №1000/5 на підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм). Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 5 – 7 до Правил №1000/5.

У разі запровадження на підприємстві електронного документообігу журнали можуть вестись в електронній формі, проте при перевірці ТЦК та СП можуть попросити надати такі журнали, тож, слід бути готовими надати їх у друкованому вигляді.

Далі в статті зупинимося на Журналах, в яких можуть бути зареєстровані Списки ВО та Відомість.

Єдиний Журнал із ВО

Подекуди у практиків виникає ідея завести Журнал з військового обліку і там реєструвати всі документи з ВО: накази, списки, відомість, додатки, супровідні листи, повістки, повідомлення тощо.

Так робити не можна. Документи на підприємстві реєструють не за тематикою їх змісту, а за документопотоками: вхідні, вихідні, внутрішні (абз. 3 п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил №1000/5).

Окремий Журнал реєстрації Списків та Відомості

Найпростіший спосіб – створити окремий Журнал реєстрації Списків персонального військового обліку та Відомості оперативного обліку.

Форми такого журналу немає, тому формуємо її під себе.

Мінімальне «наповнення» граф, на нашу думку, може бути таке:

1. номер за порядком;
2. дата реєстрації;
3. реєстраційний індекс документа;
4. назва документа;
5. прізвища, ініціали осіб, які підписали документ (в нашому випадку це буде керівник та відповідальний за ВО);
6. відповідальна особа, яка зареєструвала документ;
7. примітка.

За необхідності журнал можна доповнити іншими графами.

Нюанси:

1. такий Журнал слід передбачити в номенклатурі справ на відповідний рік;
2. за рік в журналі може бути максимум 5 рядків про реєстрацію 4 Списків (а може, і менше!) і Відомості оперативного обліку.

Далі наводимо орієнтовну форму такого журналу.

Зразок журналу реєстрації Списків персонального військового обліку та Відомості оперативного обліку

Журнал реєстрації внутрішніх документів

Документи з військового обліку можна реєструвати у загальних журналах реєстрації документів по підприємству.

Нерідко Списки ВО та Відомість реєструють в Журналі реєстрації внутрішніх документів (додаток 7 до Правил №1000/5).

Нагадуємо: внутрішні документи створюються виключно для обігу в межах юрособи

При реєстрації Списків ВО та Відомості будемо вписувати таку інформацію:

1. графа 1 «Дата документа» – дата та індекс Списків за групами та Відомості;
2. графа 2 «Короткий зміст».Наприклад: Список персонального військового обліку призовників станом на 01.01.2026; Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів станом на 01.01.2026 тощо;
3. графа 3 «Резолюція або відповідальний виконавець» – директор, ПІП; відповідальний за ВО, ПІП;
4. графа 4 «Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання» – підпис особи, що одержала документ (діловод), і дата коли це сталося;
5. графа 5 «Відмітка про виконання документа» – нічого не зазначаємо.

Зауважте: Журналі реєстрації внутрішніх документів (додаток 7 до Правил №1000/5) рекомендовано застосовувати для реєстрації будь-яких внутрішніх документів або в разі потреби розробляти на його основі журнали реєстрації конкретних видів внутрішніх документів. Шаблон та зразок «модифікованого» Журналу реєстрації внутрішніх документів із заповнення граф про реєстрацію Списків та Відомості – тут.

Журнал реєстрації вихідних документів

Нерідко для реєстрації Списків ВО та Відомості використовують Журнал реєстрації вихідних документів (додаток 6 до Правил №1000/5).

Логіка така. Це вихідний документ, бо:

1. складається роботодавцем;
2. Списки ВО (а іноді й Відомість) може бути надано (надіслано) для звіряння чи перевірки ТЦК.

Назвати цей варіант вдалим не можемо. Але якщо користуєтеся ним, то графу «Кореспондент» ліпше не заповнювати або писати «ТЦК» чи «Для власного користування».

Як різновид іноді створюють Журнал листування з ТЦК і тут реєструють Списки ВО та Відомості, разом із супровідними листами, додатками, повідомлення, що надсилаються до ТЦК.

Журнал реєстрації вхідних документів

Дуже суперечлива форма для реєстрації Списків ВО та Відомості, але іноді теж зустрічається. Переважним чином це трапляється «на вимогу ТЦК».

Річ у тім, що подекуди в ТЦК плутають поняття «вхідний для ТЦК» і «вихідний для роботодавця». Логіка така: документ надходить до ТЦК → значить він «вхідний». Тому подекуди зустрічається реєстрація і як вхідних документів.

Важливе правило реєстрації Списків в Журналі

Порядок №1487 вказує тільки на необхідність реєстрації і не зазначає, в якому саме журналі це має відбуватися. Тому головне правило реєстрації – щоб Списки та Відомість були зареєстровані! А де – це вже не так важливо. Принаймні для цілей ведення військового обліку – точно. Штраф за реєстрацію «не в тому журналі» не передбачений.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції̈ постанови КМУ від 30.07.2025 №916))

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Журнал реєстрації внутрішніх документів

Журнал реєстрації вхідних документів

Журнал реєстрації вихідних документів

Статті та консультації на тему:

Як зробити списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку станом на 01.01.2026: алгоритм для відповідального за ВО

Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

Як реєструвати Списки ВО: під одним номером чи під різними

Чи можна відомість та списки військового обліку зареєструвати різними датами

Правильна позначка про реєстрацію Списків ВО та Відомості