Як зробити списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку станом на 01.01.2026: алгоритм для відповідального за ВО

1. На яку дату мають бути готові Списки та Відомість
2. Як підготувати до друку Списки призовників
3. Як підготувати до друку Списки військовозобов’язаних та резервістів
4. Як підготувати до друку Списки жінок
5. Як підготувати до друку Відомість
6. Хто підписує Списки та Відомість, де реєструють та зберігають документи
7. Чи подавати Списки та Відомість станом на 01.01.2026 до ТЦК

Як працювати зі списками персонального військового обліку (далі – Списки) протягом року визначає Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487). Але Порядок № 1487 не містить системних настанов, які б допомогли відповідальному за ведення ВО провести аудит Списків, щоб роздрукувати їх та підготувати для зберігання. Про відомість оперативного обліку (далі – Відомість) взагалі інформації обмаль. Ми зробили для вас алгоритм, який допоможе впоратися із цим завданням.

На яку дату мають бути готові Списки та Відомість

Списки та Відомість ведуть в електронних та/або паперових формах (п. 39 Порядку № 1487). Якщо ведете ці документи в електронній формі, раз на рік потрібно їх роздрукувати. Зробити це маєте до 25 січня, але Списки та Відомість мають бути станом на 1 січня (п. 40 Порядку № 1487). 25 січня 2026 року припадає на неділю, тож останній день, коли ви можете роздрукувати, підписати та зареєструвати документи – 23.01.2026.

Радимо не відкладати цю роботу. Адже вже в перші дні січня може виникнути потреба корегувати Списки – вносити інформацію про прийнятих працівників, зміни до облікових записів працівників, які вже включені до Списків тощо. За таких умов збільшиться вірогідність припуститися помилок.

Чи має бути у Списках станом на 01.01 інформація про прийнятих в цей день, переведених, звільнених?

На ваш розсуд. Порядок № 1487 дає «часову фору». Відомості про прийняття, звільнення вносять протягом 5 днів (п. 41 Порядку № 1487). Строк внесення записів про переведення Порядок № 1487 не визначає взагалі.

Якщо встигаєте, внесіть. Це додатково продемонструє при перевірці ТЦК системність роботи зі Списками. Але в цьому випадку обов’язково врахуйте інформацію у Відомості.

Як підготувати до друку Списки призовників

1. Видаліть відомості про працівників, які звільнилися протягом року. Так одразу зменшите кількість інформації, з якою працюватимете далі.

2. Перевірте відомості щодо працівників, яким у 2025 році виповнилося / виповнюється 25 років.

Осіб, які досягли 25-річного віку під час перебування на військовому обліку призовників, беруть на військовий облік військовозобов’язаних (п. 2 ч. 1 ст. 37 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу», далі – Закон № 2232). Це відбувається без участі працівників. ТЦК організовують внесення інформації до Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів (ЄДРВ) протягом 30 днів після досягнення призовниками 25-річного віку без їх виклику до ТЦК. Призовників знімають з військового обліку призовників та беруть на облік військовозобов’язаних і одночасно присвоюють військове звання «солдат (матрос) запасу» та зазначають другу категорії запасу (п. 79 Порядку №1487).

Працівникам немає потреби йти до ТЦК, щоб отримати новий військово-обліковий документ. Достатньо згенерувати його у «Резерв+».

Якщо на підприємстві багато призовників, радимо почати аудит наприкінці грудня. Отримайте оновлені ВОД, внесіть відомості до Списку рядового, сержантського та старшинського складу щодо тих працівників, відомості про категорію обліку яких вже змінилися. У графі 2 Списку призовників зробіть відмітку «Взято на ВО військовозобов’язаних».

У працівників, які народилися у грудні, запросіть оновлені ВОД 1 січня. Всіх, у кого категорія обліку станом на 01.01 змінилася:

1. видаліть зі Списку призовників;
2. внесіть до Списку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу.

Працівників, у яких категорія обліку не змінилася, залиште у Списку призовників попри вік.

В п. 21 Порядку № 1487 визначено:

Взяття громадян на персонально-первинний та персональний військовий облік, а також їх виключення (зняття) з такого обліку здійснюється лише після взяття (зняття, виключення) зазначених громадян на військовий облік (з військового обліку) у відповідних районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, органах СБУ, відповідних підрозділах розвідувальних органів

Тобто підприємство не має права взяти працівника на персональний військовий облік військовозобов’язаних, якщо цього ще не зробив ТЦК.

3. Перевірте, щоб були порожніми графи 3, 8, 13-16. Так скеровує Перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, уміщений у Додатку 5 до Порядку № 1487.

4. Якщо виявили пусті графи, окрім перелічених у попередньому пункті, проставте відмітку про відсутність інформації. Наприклад, якщо немає номера запису в ЄДРВ у посвідченні про приписку.

5. Перевірте, чи внесена до графи 18 інформація про направлення до ТЦК повідомлень за Додатком 4 до Порядку № 1487.

Як підготувати до друку Списки військовозобов’язаних та резервістів

Станом на 01.01.2026 року:

1. Видаліть відомості про працівників, які звільнилися протягом року.

2. Видаліть відомості про працівників, які досягли граничного віку перебування в запасі. Виключення з військового обліку відбувається автоматично засобами ЄДРВ (п. 35 Порядку № 1487). Оскільки запис про виключення з обліку вноситься до Списків протягом 7 днів з дня досягнення граничного віку, виключіть навіть тих, хто народився 31 грудня. Ті, хто народилися 01.01 залишаться у Списках, адже з цієї дати ви маєте 7 днів, щоб тільки проставити відмітку про виключення з обліку, але не видалити інформацію.

3. Видаліть відомості про працівників, яких виключили з військового обліку з інших підстав, наприклад, за станом здоров’я. ВОД перемістіть у справу, в якій зберігаєте ВОД працівників, які були виключені (зняті) з військового обліку до досягнення граничного віку перебування в запасі.

4. Видаліть відомості про мобілізованих та працівників, які вступили на військову службу.

Порядок № 1487 не містить такої настанови, але містить іншу корисну норму. В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку… крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі (п. 38 Порядку № 1487).

Мобілізовані та працівники, які вступили на військову службу після 18.05.2024, – зняті з обліку (п. 1 ч. 5 ст. 37 Закону № 2232). Їх документи переміщаємо у цю справу і підстави залишати працівників в списку відсутні.

5. Перевірте, щоб не було порожніх граф. Якщо ВОД не містить потрібних даних – проставте відмітку про відсутність інформації.

6. Перевірте чи внесена до графи 18 інформація про направлення до ТЦК повідомлень за Додатком 4 до Порядку № 1487.

Як підготувати до друку Списки жінок

Дійте як і при підготовці Списків військовозобов'язаних та резервістів. Відмінність – відсутність мобілізованих. Але вступити на військову службу можуть і жінки.

Як підготувати до друку Відомість

Працювати з Відомістю можете, коли підготуєте усі Списки. Відомість віддзеркалює кількісні показники, які отримаєте у Списках. Порахуйте кількість працівників у Списках, щоб заповнити графу «Усього» Відомості. Так само порахуйте кількість у Списках та заповніть графи «Мають мобілізаційні розпорядження», «Заброньовані», «Військовозобов’язані, які не заброньовані та не мають мобілізаційних розпоряджень».

Графи «З 1 січня 2026 р. прийнято на роботу, навчання» та «З 1 січня 2026 р. звільнено з роботи, навчання» будуть порожніми, якщо інформацію про прийнятих 01.01.2026 не відображали у Списках станом на 01.01.2026.

Чи збігаються кількісні показники у списках та відомості станом на 01.01.2026?

Так, збігаються. Кількісні показники у відомості повинні відповідати кількості призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які обліковуються у Списках персонального військового обліку.

Хто підписує Списки та Відомість, де реєструють та зберігають документи

Підписують Списки та Відомість керівник підприємства і особа, відповідальна за ведення військового обліку (п. 40 Порядку № 1487). Порядок № 1487 визначає, що документи потрібно зареєструвати в службі діловодства.

Списки формують у справу та зберігають разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 37 Порядку № 1487). Відомість зберігають разом зі Списками (п. 33 Порядку № 1487). Отже, всі Списки, сформовані на підприємстві, копії ВОД, на підставі яких внесена інформація до Списків, та Відомість зберігають в одній справі.

Важливо! Копії військово-облікових документів працівників, які були виключені (зняті) з військового обліку до досягнення граничного віку перебування в запас, зберігають в окремій справі (п. 38 порядку № 1487)

Чи подавати Списки та Відомість станом на 01.01.2026 до ТЦК

Ні, законодавство не містить такої вимоги.

Виняток – підприємство отримало вимогу ТЦК подати відомості про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, персональний військовий облік яких веде. Але це окремий захід, а інформацію ТЦК може просити надати за формою, відмінною від списків (вужче за змістом). Таку вимогу підприємство може отримати будь-коли і має виконати її (абз. 6 п. 34 Порядку № 1487).

Андрій БОБКОВ, полковник Генштабу ЗСУ, один із розробників Порядку №1487

Юлія ВИДИБОРЕЦЬ, юрист, експерт з військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції̈ постанови КМУ від 30.07.2025 №916))

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Брошури та чеклісти:

Ексклюзивна енциклопедія «Нові списки військового обліку (додаток 5), повідомлення (додаток 4) та Правила ВО (додаток 2): зразки, офіційні роз’яснення та рекомендації»

Мінікурс на тему:

Як заповнити нову форму списків військового обліку (додаток 5): приклади та поради

Звіряння до 1 грудня: що робити, якщо ТЦК наполягає на паперових ВОД замість «Резерв+»

Статті на тему:

Заповнення списків військового обліку (додаток 5): чи можна одночасно за двома ВОД

Подання роботодавцю оновленого ВОД у разі генерування в Резерв+

Заповнюємо графи 17 та 18 Списків ВО: поради та розбір ситуацій

Обов’язкове звіряння з ТЦК списків (Додаток 5) до кінця 2025 року

Коли ТЦК оштрафує без перевірки: судова практика і висновки