Заповнюємо графи 17 та 18 Списків ВО: поради та розбір ситуацій

1. Основні правила
2. Коли вносити інформацію до Списків
3. Що вважати зміною посади
4. Чи до кожної групи Списків вносити інформацію про зміну посади
5. Чи показувати в графах 17 та 18 всі події
6. Чи переносити дані з графи 18 Списків на наступний рік
7. Заповнюємо графу 18, якщо у додатку 4 нема номера і дати
8. Чи може в графі 18 не бути даних про додаток 4
9. Чому відмітку про звільнення ставимо в графі 17, а про виключення – в графі 18

Основні правила

Відповідно до п.п. 41 та 42 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487), у разі прийняття на роботу чи звільнення з роботи призовників, військовозобов’язаних або резервістів інформація про них у п’ятиденний строк вноситься до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Крім того, відповідно до п. 34 Порядку №1487 з метою ведення персонального військового обліку підприємства, установи та організації вносять у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів (або відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія) інформацію про зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів до Списків. Причому серед змін, які слід відображати в Списках, зазначено зміну посади.

Отже, при прийнятті, звільненні та зміні посади у відповідального за військовий облік є 5 днів, щоб внести відповідну інформацію до відповідного Списку. Таку інформацію містить графа 17 «Посада, реквізити акта про призначення на посаду/ звільнення з посади».

А тепер нумо шукати відповіді на конкретні питання.

Коли вносити інформацію до Списків

На внесення інформації до Списків відведено 5 днів. Оскільки не уточнено інше, то орієнтуємося на календарні дні.

Одразу пояснимо для скептиків: звісно, дата внесення записів до Списку ніде не проставляється. Але особливо контролювати строк необхідно на випадок, якщо перевіряючі вже прийшли з перевіркою, а ви, наприклад, приймаєте на роботу військовозобов’язаного. Щоб внести його до Списку у вас є 5 к.дн.: протягом такого строку відсутність інформації в Списку – не порушення, а от далі – можуть «причепитися».

До речі, в Порядку №1487 не зазначається, що строк обраховується від дати видання наказу. А отже, вважаємо, що в такому випадку орієнтуватися треба на дату події: прийняття, звільнення, переведення тощо.

Що вважати зміною посади

Якщо читати буквально, то сюди потрапляє і переведення працівника на іншу посаду, і, наприклад, уточнення чи зміна назви посади у випадку внесення змін до Класифікатора професій.

Але… Чи дійсно ТЦК потрібна інформація про «зміну порядку слів в назві посаді» (а таке буває при внесенні змін до Класифікатора професій)? Вважаємо, що ні. Аргументи – далі.

Чи до кожної групи Списків вносити інформацію про зміну посади

Нагадаємо, що 31 липня внесено зміни до форми Списків. Наразі всі групи Списків (а їх максимально може бути чотири) заповнюються за однією формою. Причому єдиним став і Перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Відповідно до Переліку в графі 17 відображають:

найменування посади, дата та номер наказу (розпорядчого документа) про призначення на посаду/звільнення з посади (останнього переведення, переміщення)

Отже, для всіх груп Списків визначено загальне правило, яку саме інформацію слід зазначати в графі 17:

1. про призначення на посаду (зокрема, про прийняття на роботу);
2. звільнення;
3. переведення (причому – останнє!);
4. переміщення.

Чому робимо на цьому акцент? Тому що до 31.07.2025 графа 17 для Списків різних груп (відповідно до чинного на той момент Переліку) заповнювалася по-різному.

Якщо виходити зі «старого» роз’яснення, то інформацію про зміну посади (а точніше, про переведення на іншу посаду) вносили тільки по працівниках офіцерського складу. Щодо інших – зазначали тільки інформацію про прийняття та звільнення. Але зараз це вже не актуально.

Чи показувати в графах 17 та 18 всі події

І в цьому питанні є зміни після 31.07.2025.

Графа 17

Відповідно до Переліку в графі 17 відображають, зокрема, інформацію про останнє переведення. Це дає підстави вважати, що зазначаємо інформацію тільки про останню подію.

Наприклад, якщо працівник був прийнятий на роботу і звільнений в одному і тому ж році, то в колонці 17 зазначаємо тільки інформацію про звільнення.

До речі, такий підхід підтверджує і практика.

Водночас якщо ви зафіксуєте всі події, то навряд чи це буде розцінено як помилка (максимум – можуть зробити зауваження з приписом усунути непотрібні відомості).

Графа 18

В графі 18 «Реквізити повідомлення про призначення на посаду/ звільнення з посади» зазначають дату та номер повідомлення, надісланого до ТЦК, про призначення на посаду/ звільнення з посади.

Зауважте, формально фіксувати тут інформацію про подання додатка 4 в разі переведення не передбачено. Але, на думку автора, краще зазначити реквізити такого повідомлення (супровідного листа, яким таке повідомлення направляли – докладніше про це нижче). Тоді графи 17 та 18 корелюватимуть між собою.

Поєднуємо графи 17 та 18

Прийняли призовника, військовозобов’язаного, резервіста:

1. протягом 5 к.дн. з дати прийняття «завели» на нього рядок в Списку (умовно – відкрили картку);
2. в графі 17 зафіксували посаду і реквізити наказу про прийняття;
3. в графу 18 внесли інформацію про подання додатка 4 до ТЦК працівника.

Звільнили призовника, військовозобов’язаного, резервіста:

1. протягом 5 к.дн. з дати звільнення в графі 17 зробили відмітку «Звільнено», внесли реквізити наказу про звільнення. Оскільки в Порядку №1487 не сказано прибирати звільнених зі Списків, а є вказівка робити відмітку про звільнення, то є припущення, що їх «зберігаємо» в Списках до кінця року, в якому відбулося звільнення. Але на практиці ТЦК можуть висувати «свої» вимоги. Бажано зробити відповідний запит і дослухатися до письмово наданих порад;
2. в графу 18 внесли інформацію про подання додатка 4 до ТЦК працівника.

Зміна посади (переведення) призовника, військовозобов’язаного резервіста:

1. до графи 17 вносимо інформацію про актуальну посаду та реквізити наказу про переведення;
2. в графу 18 радимо внести інформацію про подання додатка 4 до ТЦК працівника.

Чи переносити дані з графи 18 Списків на наступний рік

Зауважте, що графа 18 заповнюється в тандемі з графою 17. Як вже з’ясували, в графі 17 наразі зазначають відомості про останню подію, а не перелічують всі, що сталися з працівником.

Військовий облік викликає більше запитань, ніж відповідей? Звертайтесь до персонального Консультанта з ВО. Ви отримуєте не просто пораду – а постійну підтримку, перевірку документів, відповіді на будь-які питання. І все це – анонімно!

Отже, в і в графі 18 наразі зазначають реквізити останнього з поданих повідомлень. Зауважте, що такі дані переносяться до Списків на наступний рік.

Тобто, якщо військовозобов’язаного працівника прийняли у 2025 році й подали повідомлення за додатком 4 до ТЦК 06.10.2025, то реквізити й дата подання такого повідомлення будуть в графі 18 і в Списках за 2026 рік.

Заповнюємо графу 18, якщо у додатку 4 нема номера і дати

Ми рекомендуємо надсилати додаток 4 із супровідним листом, який реєструють як вихідну кореспонденцію. Відповідно в графі 18 фіксуємо реєстраційний номер і дату.

Якщо цього не зробили, зазначте дату поштових реквізитів, що підтверджують направлення додатка 4. Такий корінець завжди радимо зберігати.

Чи може в графі 18 не бути даних про додаток 4

Формально – так, якщо працівника прийняли до 05.01.2023 (дати набрання чинності Порядком № 1487). Тоді не було встановлено обов’язку з подання додатка 4.

Однак на практиці деякі ТЦК роблять зауваження про відсутність інформації в графі 18 про подання повідомлення і в такому випадку.

В такому разі доцільно зараз подати повідомлення по усіх призовниках, військовозобов'язаних і резервістах, яких ви приймали на роботу чи звільняли з роботи після 05.01.2023 року. Про можливі наслідки детально – тут.

Чому відмітку про звільнення ставимо в графі 17, а про виключення – в графі 18

Відомості щодо осіб, виключених з персонального військового обліку, зберігаються у таких Списках до кінця поточного року. Про це прямо йдеться у п. 44 Порядку №1487.

Зауважте, що відповідно до Переліку в графі 18:

У разі досягнення граничного віку перебування у запасі для військовозобов’язаних та резервістів робиться запис «Виключено з військового обліку за віком»

Своєю чергою, в п. 2 приміток до Переліку зазначено:

У разі виключення призовника, військовозобов’язаного, резервіста з персонального військового обліку робиться відмітка «Виключено з персонального військового обліку».

Отже, у разі виключення призовника, військовозобов'язаного, резервіста з персонального військового обліку робиться відмітка «Виключено з персонального військового обліку». Логічно таку відмітку проставити у графі 18 Списку. По аналогії з тим, що саме в цій графі також ставлять відмітку щодо виключення з військового обліку за віком.

Щодо звільнених, то в п. 3 приміток до Переліку значено: у разі звільнення з роботи військовозобов’язаного, резервіста робиться відмітка «Звільнено з роботи». Оскільки не уточнено, що таку відмітку слід робити в графі 18, то логічно її проставити в графі 17, де ми фіксуємо наказ про звільнення. Але якщо проставити таку відмітку в графі 18 помилки також не буде.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних (при відсутності інформації у ВОД)

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Мінікурс на тему:

Як заповнити нову форму списків військового обліку (додаток 5): приклади та поради

Статті та консультації на тему:

Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4)

Повторне прийняття працівника протягом року: як правильно внести до списку за додатком 5

Звірка даних з ТЦК у 2025 році: чи включати мобілізованих працівників

Працівника виключено з військового обліку: як діяти

Чи зазначати звільнених до 31.07.2025 в новій формі Списків

Повідомлення за додатком 4: чи подавати у 2025 на працівників, яких приймали у 2023