Ведення відомостей обліку: електронний формат чи друк

Ні, роздруковувати Відомість при кожній зміні не потрібно: її можна вести в електронному вигляді протягом року, а друкувати, підписувати та реєструвати лише один раз на рік станом на 1 січня, а також за потреби — на вимогу ТЦК та СП.

Обґрунтування

1. Форма ведення Відомості протягом року Відомість оперативного обліку може вестися в електронній та/або паперовій формі, і протягом року ви вносите до неї зміни за потреби — у разі прийняття, звільнення, мобілізації, бронювання, зміни статусу тощо, без обов’язку кожного разу її друкувати. Такий підхід випливає з того, що Відомість є поточним статистичним обліком, який регулярно оновлюють, а форму й спосіб ведення (електронно/на папері) дозволено комбінувати відповідно до п. 39 та абз. 2 п. 33 Порядку № 1487.

2. Щорічне обов’язкове друкування і реєстрація Раз на рік Відомість, сформована станом на 1 січня, має бути роздрукована (якщо велася електронно), підписана керівником і відповідальним за військовий облік та зареєстрована в службі діловодства підприємства до 25 січня, що прямо встановлено п. 40 Порядку № 1487.

3. Реакція на запити та перевірки ТЦК та СП Підприємство зобов’язане надавати відомості й документи про призовників, військовозобов’язаних та резервістів на законні письмові запити ТЦК, у тому числі під час документальної перевірки, тож за такої вимоги ви можете роздрукувати актуальну на потрібну дату версію Відомості з електронного файлу, оформлену належним чином відповідно до п. 34 та п. 83 Порядку № 1487.

Ризики та нюанси:

Якщо ТЦК під час перевірки вимагатиме паперовий примірник на певну дату, відсутність роздрукованої Відомості як такої не є порушенням, якщо ви можете негайно надати її друковану копію з актуального електронного варіанта, але щорічний примірник станом на 1 січня повинен бути роздрукований, підписаний і зареєстрований обов’язково.

Дотримання такої моделі (електронне ведення протягом року + обов’язковий паперовий примірник на 1 січня і друк «під запит» ТЦК) відповідає вимогам Порядку № 1487 і є безпечним для роботодавця.