Відповідальність за військовий облік: нові працівники та строки звіряння

Ні, особа, яку призначили відповідальною 03.08.2026, формально несе адміністративну відповідальність лише за порушення, допущені з моменту покладення на неї обов’язків, але для мінімізації ризиків їй доцільно зараз подати «прострочені» додатки 4 і впорядкувати всі документи з ВО за попередній період.

Обґрунтування

1. Які кроки відповідальної особи зараз обов’язкові
Військовий облік на підприємстві має вестися за правилами Порядку №1487, незалежно від того, коли його реально почали вести. Після призначення відповідальної особи доцільно:

• оформити наказ про покладення обов’язків із ведення ВО і направити до ТЦК повідомлення за додатком 1 у 7‑денний строк;
• сформувати Списки персонального військового обліку за додатком 5 і Відомість за додатком 12, внести в них усіх наявних призовників, військовозобов’язаних і резервістів, а також завести справи з копіями ВОД;
• розмістити Правила військового обліку (додаток 2) у загальнодоступному місці та ознайомити з ними всіх працівників, які підлягають ВО, під підпис (дата ознайомлення — фактична, тобто 03.08.2026 і далі, а не дата прийняття на роботу, бо раніше ознайомлення не проводилось) згідно з п. 19, п. 34 Порядку №1487;
• видати наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального до 1 жовтня, як вимагає п. 12 Порядку №1487;
• затвердити графік внутрішнього звіряння списків з ВОД (п. 45 Порядку №1487);
• ініціювати встановлення взаємодії та погодити строки/спосіб звіряння з «своїм» ТЦК листом (абз. 9 п. 34 Порядку №1487) і за потреби провести звіряння з «чужими» ТЦК (п. 46 Порядку №1487).

2. Як поводитися з додатками 4 за «старі» прийняття на роботу
Пункт 34 Порядку №1487 зобов’язує роботодавця подавати до відповідних ТЦК повідомлення за додатком 4 у випадках прийняття, звільнення та зміни облікових даних працівників, причому в семиденний строк з дати видання наказу (для прийняття/звільнення) або щомісяця до 5 числа у разі змін облікових даних. Неподання таких повідомлень розглядається як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, за що п. 87 Порядку №1487 відсилає до ст. 210-1 Кодексу про адміністративні правопорушення. Практичний підхід:

• «прострочені» додатки 4 за прийняття до 03.08.2026 краще зараз подати з фактичною датою і зафіксувати їх реквізити у графі 18 Списків;
• така подача розцінюється як самостійне усунення порушення і зменшує ризик штрафу, хоча формально дає ТЦК підставу бачити факт прострочення;
• строки притягнення за ст. 210-1 КУпАП: з 19.05.2024 адмінштраф може бути накладений протягом трьох місяців з дня виявлення, але не пізніше одного року з дня вчинення порушення (ст. 38 КУпАП).

3. Хто відповідальний за старі порушення і які ризики для новопризначеної особи
Пункт 8 Порядку №1487 покладає організацію ВО на керівника, а безпосереднє ведення ВО — на відповідальну особу. За порушення законодавства про оборону і мобілізацію, у тому числі за неподання відомостей, передбачених п. 34 Порядку №1487, ст. 210-1 КУпАП передбачає штраф на посадових осіб підприємства. Реалістичний ризиковий розподіл:

• за період до 03.08.2026 формально відповідальним за організацію ВО є керівник, оскільки відповідальну особу не було призначено;
• новопризначена відповідальна особа відповідає за належне ведення ВО з моменту покладення обов’язків, включно з виправленням раніше допущених прогалин;
• ТЦК на практиці може скласти протокол як на керівника, так і на відповідального, якщо вважає, що вони спільно не забезпечили належне ведення ВО, але захищатися варто, посилаючись на дати наказів і обсяг фактичних обов’язків кожного;
• для зменшення ризиків новій відповідальній особі доцільно: оперативно оформити всі обов’язкові документи, подати додатки 4 із запізненням, мати докази відправлення (опис вкладення, повідомлення про вручення) і, за потреби, пояснювати, що після призначення обов’язки виконуються належно.

Ризики та нюанси:
За неподання або несвоєчасне подання додатків 4, а також інші порушення ВО, у період воєнного стану штраф за ст. 210-1 КУпАП становить від 34 000 до 59 500 грн для посадових осіб, тож варто якнайшвидше «легалізувати» фактичний стан військового обліку, показавши, що підприємство активно виправляє попередні недоліки.

Налагоджене та повне оформлення ВО зараз істотно зменшує претензії ТЦК під час першої перевірки.