Впорядкування списків військового обліку: алфавітний порядок та правила

Так, ви можете впорядкувати електронні списки за алфавітом у будь‑який момент протягом року і це не вимагає позачергового друку та реєстрації, спеціального внутрішнього акта чи довідки; нових працівників протягом року просто вносите у робочу електронну версію списків на потрібне місце за алфавітом, а вже станом на 1 січня роздруковуєте, підписуєте й реєструєте «підсумковий» варіант.

Обґрунтування

1. Коли друкувати та реєструвати списки Щороку до 25 січня, станом на 1 січня, списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку мають бути роздруковані, підписані керівником і відповідальним за ВО та зареєстровані в службі діловодства підприємства згідно з п. 40 Порядку №1487. Упродовж року списки допускається вести в електронній або паперовій формі і оновлювати, але обов’язок друку й реєстрації прямо прив’язаний лише до щорічної дати.

2. Можливість упорядкування й зміни протягом року Списки персонального військового обліку можуть вестися в електронній формі, і протягом 5 днів з моменту виникнення обставин (прийняття на роботу, звільнення тощо) до них вносяться зміни, при цьому щороку до 25 січня потрібно лише роздрукувати, підписати й зареєструвати актуальний варіант списків і відомості оперативного обліку за формами додатків 5 і 12 до Порядку №1487. Норма не забороняє технічно впорядковувати записаних осіб за алфавітом упродовж року, якщо зберігається повнота й достовірність облікових даних.

3. Чи потрібні додаткові акти, довідки, повторна реєстрація Вимоги щодо реєстрації стосуються саме щорічного роздрукованого варіанту списків та відомості, які підписують і реєструють один раз на рік згідно з п. 40 Порядку №1487. Жодної обов’язкової вимоги фіксувати внутрішнім актом «алфавітизацію» або додатково реєструвати оновлені робочі електронні списки протягом року Порядок не містить, тому повторно друкувати й реєструвати тільки через зміну порядку записів не потрібно.

4. Як вносити нових працівників протягом року У разі прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів інформація про них у п’ятиденний строк вноситься до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку відповідно до п. 41 Порядку №1487. Робочий спосіб внесення при електронному веденні — одразу розміщувати нового працівника у відповідній групі списку на «правильне» алфавітне місце, а не обов’язково в кінець, щоб до 1 січня готовими були вже впорядковані списки.

Ризики та нюанси:

Під час перевірки ТЦК важливо, щоб роздруковані й зареєстровані станом на 1 січня списки збігалися з фактичним складом працівників на цю дату, а поточні зміни протягом року були відображені в електронній версії в установлені строки.

Ведення електронних списків із можливістю поточного алфавітного впорядкування повністю відповідає вимогам Порядку №1487 за умови дотримання строків внесення змін та щорічного друку й реєстрації.