Помилка у ПІБ новоприйнятого працівника: що робити далі

Ні, у такій ситуації не можна просто миритися з помилкою в е‑ВОД: списки військового обліку ви заповнюєте за паспортом і чинним військово-обліковим документом, а працівник зобов’язаний домогтися виправлення даних у «Оберіг» через ТЦК або інші офіційні канали, навіть якщо це для нього незручно.

Обґрунтування

1. Як роботодавцю заповнювати списки ВО зараз Відомості до списків персонального військового обліку вносять тільки з паспорта та військово-облікового документа, який працівник надав при працевлаштуванні, без «дописування» зі слів чи інших джерел, що прямо випливає з примітки до форми списків у додатку 5 до Порядку №1487. Якщо у ВОД немає або бракує потрібних даних для окремих граф, роботодавець залишає їх незаповненими, а в разі відсутності відомостей для граф 3, 8, 13–16 додатку 5 про це додатково інформує ТЦК у повідомленні за формою додатку 4 до цього ж Порядку. У вашій ситуації ПІБ у паспорті правильний, а в е‑ВОД є помилка в одній букві, тому у списках ВО доцільно зазначати ПІБ за паспортом і зафіксувати у внутрішніх документах розбіжність із ВОД, щоби не виникали претензії під час звіряння.

2. Обов’язки працівника щодо актуальності персональних даних Призовники, військовозобов’язані та резервісти зобов’язані повідомляти про зміну персональних даних (зокрема ПІБ, місце роботи) протягом короткого строку, а невиконання цього обов’язку є порушенням правил військового обліку і може тягти штраф від 17 000 грн, про що прямо попереджають ТЦК та роз’яснення щодо оновлення даних через «Резерв+». Водночас у Порядку організації та ведення військового обліку №1487 закріплено, що за невиконання вимог щодо подання відомостей, несвоєчасне подання документів, а також інші порушення військового обліку посадові особи підприємства та органів влади несуть відповідальність згідно із законом, при цьому перелік порушень у п. 87 Порядку №1487 є відкритим. Тому роботодавцю важливо документально підтвердити, що він вимагав від працівника привести військово-облікові документи у відповідність до паспорта, а працівник був поінформований про обов’язок оновити дані.

3. Які кроки має зробити працівник для виправлення ПІБ Е‑ВОД формується з даних реєстру «Оберіг», тож якщо в «Резерв+» видно неправильне прізвище чи ім’я, помилка фактично знаходиться в самому реєстрі, а документ може бути визнаний недійсним при перевірці. Виправлення лише через «Резерв+» не завжди спрацьовує, і в такому разі працівник має:

• звернутися до «Резерв+» повторно, використавши розділ «Виправити дані онлайн» із максимально деталізованим описом проблеми та сканами/фото паспорта;
• якщо відповідь знову негативна або дані не змінюються, звернутися до ТЦК та СП за місцем обліку особисто або через електронний кабінет призовника/військовозобов’язаного із заявою про внесення змін до реєстру «Оберіг» на підставі паспортних даних;
• у складних випадках, коли ТЦК безпідставно не реагує, працівник має право оскаржити бездіяльність у суді, про що прямо вказується практиці щодо внесення змін до «Оберіг». Відмова «йти в ТЦК» не звільняє його від обов’язку мати чинний та коректний військово-обліковий документ і створює ризики як для нього, так і для роботодавця (зокрема неможливість бронювання в майбутньому).

4. Дії роботодавця, щоб убезпечити себе від претензій Роботодавець повинен:

• ознайомити працівника з Правилами військового обліку під підпис і зафіксувати в них, що працівник зобов’язаний своєчасно оновлювати персональні дані і військово-облікові документи, як того вимагає п. 34 Порядку №1487;
• видати письмове повідомлення або службову записку працівнику з вимогою виправити помилку в реєстрі «Оберіг» та е‑ВОД і надати оновлений документ, установивши розумний строк;
• зберігати копії всіх звернень працівника (заяв до ТЦК, скріни відмов у «Резерв+»), щоб при перевірці ТЦК було видно, що роботодавець виконав свої обов’язки з організації військового обліку, а перешкода виникла не з його вини.

Ризики та нюанси: якщо помилковий е‑ВОД і надалі не буде виправлений, це може унеможливити бронювання цього працівника, а при поглибленій перевірці створити підстави для претензій до працівника щодо порушення правил військового обліку та ускладнити підтвердження його статусу.

У вашій ситуації зараз у списках ВО варто орієнтуватися на паспортні дані, але паралельно письмово зобов’язати працівника виправити помилку в «Оберіг» через офіційні канали й зафіксувати всі кроки, які роботодавець для цього зробив.