Вимоги до трудових книжок: хто відповідає за документи

Частково так, ви можете допомагати працівникам і доскановувати документи, але це не є вашим обов’язком, а після 10 червня 2026 року працівники мають право подати потрібні документи самостійно в будь‑який момент.

Обґрунтування

1. Хто взагалі зобов’язаний подавати скани документів до ПФУ Відомості про трудову діяльність можуть подавати сам працівник особисто, працівник через вебпортал, або страхувальник/його представник, якому делеговано повноваження, тобто роботодавець через кабінет страхувальника, це передбачено п. 4 Порядку №11‑1. Такий перелік означає право, а не обов’язок роботодавця, тому навіть сканування трудових книжок не є для нього обов’язком.

2. Статус і роль зауважень ПФУ щодо «додати диплом / військовий квиток тощо» Зауваження у полі «Повідомлення» при статусі «Виконано» або «Відхилено» лише вказують, які додаткові документи бажано подати для зарахування окремих періодів стажу. Роботодавець може, але не зобов’язаний завантажувати такі додаткові документи замість працівника, і аналогічно немає обов’язку кадровика оцифровувати дипломи, свідоцтва, військові квитки.

3. Чи можна подати документи після 10.06.2026 і хто це робить Включення відомостей до Реєстру ПФУ за Законом №1217‑ІХ було обмежене строком до 10.06.2026, але самі сканкопії паперових трудових книжок та інших документів про стаж дозволено подавати й після цієї дати, при цьому відповідальність за неподання до 10.06.2026 не встановлена, що прямо випливає з роз’яснень ПФУ із посиланням на п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217‑ІХ. Після цієї дати працівник може самостійно подати відсутні документи через свій кабінет або особисто в ПФУ.

4. Практична модель роботи роботодавця після появи зауважень ПФУ
Як організувати роботу без зайвих ризиків і навантаження:

• ознайомити працівника з текстом зауважень ПФУ (роздруківка або скрін);
• пояснити, які документи йому варто додати (диплом, військквиток, свідоцтво тощо);
• за згодою працівника або за його усним/письмовим проханням ви можете подати скани додаткових документів від свого імені, але це буде ваша допомога, а не обов’язок;
• якщо роботодавець не доскановує документи, працівник у будь‑який час може подати їх сам, використовуючи варіанти, передбачені Порядком №11‑1.

Рекомендація: домовтеся внутрішньо, що кадрова служба доскановує додаткові документи лише за окремим проханням працівника, а базовим варіантом вважається самостійне подання документів працівником через його електронний кабінет.

Працівники не втратять права на стаж, якщо відсутні документи вони подадуть уже після 10 червня 2026 року самостійно.