Підтвердження страхового стажу для лікарняних: обов'язки бухгалтерії чи працівника

На сьогодні для страхового стажу для лікарняних одних лише даних ОК‑5/ОК‑7 недостатньо для всіх періодів, кадрова служба не зобов’язана «офіційно підтверджувати» стаж для бухгалтерії, а вимагати довідки про стаж при прийнятті на роботу не можна, однак ви маєте право просити ці відомості для правильного розрахунку лікарняних і фіксувати стаж внутрішньою довідкою.

Обґрунтування

1. Чи можна орієнтуватися тільки на ОК‑5 / ОК‑7. Для періодів з 01.01.2016 страховий стаж для лікарняних можна рахувати за ОК‑7, оскільки до стажу включаються періоди, за які сплачено ЄСВ не менше мінімального, незалежно від днів у трудових відносинах. Для періодів до 2011 та 2011–2015 років обов’язково враховуються норми про стаж з попередніх законів і трудова книжка, а довідки ОК‑5/ОК‑7 використовуються разом з нею, тому повністю ігнорувати трудову книжку до 2016 року некоректно за підходом, що випливає із системи норм Закону про соцстрахування та Закону про ЄСВ.

2. Чи зобов’язані ви підтверджувати стаж для бухгалтерії та завіряти його. Законодавством не встановлено окремого обов’язку кадровика видавати «офіційні» довідки про страховий стаж саме для розрахунку лікарняних. Страховий стаж обчислюється за даними реєстру застрахованих осіб, а за періоди до 01.07.2000 — за правилами раніше чинного законодавства, що прямо передбачено ч. 2, 4 ст. 14 Закону № 1105‑XIV. Тому оформлення внутрішньої довідки про стаж і підпис кадровика — це внутрішня організація роботи, а не норма закону; ви можете робити так за погодженим порядком взаємодії з бухгалтерією, але вимога підпису саме як «правового підтвердження» стажу законом не встановлена.

3. Чи маєте право вимагати від працівника довідки про стаж. При укладенні трудового договору перелік обов’язкових документів є вичерпним, і «довідка про стаж» туди не входить. Стаття 25 КЗпП прямо забороняє вимагати від працівника документи, подання яких не передбачено законодавством, отже відмова працівника надати ОК‑5/ОК‑7 не може бути підставою для відмови у прийнятті на роботу чи інших санкцій.

4. Що робити, якщо працівник не може або не хоче надати дані про стаж. Ви можете: 1) письмово поінформувати працівника, що без його участі неможливо точно визначити страховий стаж для підвищеного відсотка оплати, і тоді лікарняні можуть бути розраховані з мінімального підтвердженого стажу; 2) рекомендувати працівнику самостійно сформувати ОК‑7 / додаток 9 на порталі ПФУ або в «Дії» та надати копію. Вимагати обов’язково — не можна через заборону ст. 25 КЗпП, але просити і пояснювати наслідки — можна.

Орієнтуйтеся на те, що стаж для лікарняних визначається за сукупністю даних реєстру і документів про трудові відносини, а роль кадровика тут — допомогти зібрати та узагальнити дані, а не нести відповідальність за їх повноту замість працівника.