Правила ведення трудових книжок: записи, зберігання, обов'язковість

Запис у паперовій трудовій книжці зараз роблять лише у визначені строки і тільки якщо це потрібно та/або вимагає працівник; обов’язок робити запис і зберігати книжку у роботодавця є лише для «старих» книжок, що вже були на зберіганні до 10.06.2021, а всі нові зберігаються у працівника і запис до них робиться лише за його вимогою.

Обґрунтування

1. Коли робиться запис при прийнятті на роботу.
   Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві (працівник прийнятий до 10.06.2021 і досі працює), записи про прийняття вносять не пізніше тижневого строку після видання наказу про прийняття згідно з Інструкцією № 58, затвердженою наказом від 29.07.1993 № 58, на яку посилається стаття 48 Кодексу законів про працю України. Якщо ж книжка зберігається у працівника (усі, прийняті після 10.06.2021, а також видані раніше), запис про прийняття робиться тільки на вимогу працівника і може бути внесений пізніше тижневого строку, оскільки ключовою умовою є саме вимога працівника, а не фіксований строк.

2. Коли робиться запис при звільненні.
   Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, запис про звільнення вносять у день звільнення, із точним формулюванням причини та посиланням на норму КЗпП, як вимагає Інструкція № 58, на яку посилається стаття 48 КЗпП. Якщо ж книжка зберігається у працівника, запис про звільнення вноситься лише на його вимогу; обов’язку робити запис автоматично при кожному звільненні в такому випадку немає, про що прямо говорить чинна редакція статей 47 і 48 КЗпП.

3. Чи обов’язково взагалі робити записи до паперової трудової.
   З 10.06.2021 облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб, а роботодавець «на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі» (стаття 48 КЗпП). Тобто для паперових книжок, що зберігаються у працівника, запис не є обов’язковим «за замовчуванням» і робиться тільки якщо працівник цього хоче. Виняток: коли книжка ще на зберіганні в роботодавця (прийнятий до 10.06.2021 і не виданий примірник) — тоді записи продовжують вести за Інструкцією № 58 автоматично.

4. Де мають зберігатися трудові книжки зараз.
   Для працівників, прийнятих після 10.06.2021, трудові книжки не приймаються на зберігання і мають зберігатися у працівника, а роботодавець лише вносить записи на вимогу працівника, як це прямо випливає зі змін до статті 48 КЗпП. Паперові книжки працівників, прийнятих до 10.06.2021, могли й надалі зберігатися у роботодавця, але після завершення п’ятирічного перехідного періоду оцифрування Закон № 1217-IX вимагає видати наявні трудові книжки працівникам особисто під підпис (цю вимогу відображено у Прикінцевих та перехідних положеннях із посиланням у профільних матеріалах). Окремо Інструкція № 58 встановлює, що у фізичних осіб-підприємців трудові книжки завжди зберігаються безпосередньо у працівників, а не у ФОПа.

Паперова трудова книжка тепер є «опцією за бажанням працівника», а основним доказом стажу став електронний облік у реєстрі.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?