Зберігання трудових книжок: обов'язки інспектора з кадрів після 2026 року

Після 10.06.2026 інспектор з кадрів не має права брати паперові трудові книжки нових працівників на зберігання, навіть за їх заявами, і не зобов’язаний оцифровувати такі книжки, якщо вони не скановані раніше.

Обґрунтування

1. Паперова трудова зберігається у працівника, а не в роботодавця. З 10.06.2021 облік трудової діяльності ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб, а паперова книжка зберігається у працівника, до неї роботодавець лише вносить записи на вимогу працівника, якщо та книжка є у працівника, що прямо випливає зі ст. 48 КЗпП (ст. 48 Кодексу законів про працю України). Тому приймати на постійне зберігання трудові книжки працівників, прийнятих після 10.06.2021 (у тому числі після 10.06.2026), не можна, навіть якщо працівник наполягає чи подає заяву.

2. Після завершення перехідного періоду трудові книжки мають бути видані працівникам. У п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217-IX встановлено, що після завершення включення відсутніх відомостей до реєстру застрахованих осіб «наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис». Це означає обов’язок роботодавця видати книжки, а не продовжувати їх зберігати, отже практика приймати нові трудові на зберігання суперечить цій логіці.

3. Оцифровування трудових книжок не є обов’язком роботодавця. Відомості про трудову діяльність можуть подаватися як працівником, так і страхувальником (роботодавцем), але це не виключний і не обов’язковий обов’язок роботодавця, що прямо випливає з п. 4 Порядку подання відомостей, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (Порядок №11-1). Отже інспектор з кадрів може, але не зобов’язаний оцифровувати трудові книжки, які не були скановані раніше; це право, а не обов’язок.

4. Обов’язки при прийнятті на роботу не включають оцифрування книжки. Ст. 24 КЗпП визначає, що кандидат подає паспорт, військово-обліковий документ, документ про освіту і для підтвердження стажу — або паперову трудову, або відомості з реєстру (ст. 24 КЗпП). Норма не містить вимоги до роботодавця перевіряти, чи оцифрована книжка, чи забезпечувати її сканування при прийнятті.

Інспектор з кадрів приймає трудову книжку лише для ознайомлення і внесення запису на вимогу працівника, але не для зберігання і не з обов’язком її оцифровувати.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?