Трудова книжка
27.05.2026
Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026
10.06.2026 – рубіжна дата, до якої маємо передати сканкопії паперової трудової книжки на вебпортал Пенсійного фонду. А що буде після цієї дати? Як вести електронну трудову книжку? Сьогодні на мінікурсі обговоримо цей момент
- З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
- Як виглядає ЕТК
- Правила наповнення ЕТК
- Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
- Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
- Висновки
З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
Фактично з 10.06.2021 в нас паралельно діють дві трудові книжки: паперова та електронна. Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна.
Правила ведення паперових трудових книжок регламентовані Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58. А на що орієнтуватися при веденні електронної трудової книжки?
Зазначимо, що єдиної Інструкції немає. А тому зараз сформуємо загальні правила.
Як виглядає ЕТК
Зауважте, що електронна трудова книжка не є абсолютним аналогом паперової. Тобто на вебпорталі Пенсійного фонду немає такого окремого документа, який би візуально нагадував паперову трудову книжку. Є спеціальна однойменна вкладка, в якій зберігається вся інформація про трудову діяльність працівника, але на паперову трудову вона не схожа.

Умовно кажучи, електронна трудова книжка це персональна електронна облікова картка застрахованої особи. Тут зберігаються особисті дані про застраховану особу, відомості про страховий стаж, зарплату, розмір сплаченого ЄСВ та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат. Також тут відображаються особливості статусу особи. Як бачите, електронна трудова книжка значно ширша за паперову.
Правила наповнення ЕТК
Загалом інспектор з кадрів не формує і не заповнює електронну трудову книжку. Вона автоматично створюється.
Перший момент, де може знадобитися участь кадровика, це передача сканкопій паперової трудової книжки на вебпортал ПФУ. Це необхідно, щоб синхронізувати записи в паперовій та електронній трудовій книжці. Але нагадуємо, що роботодавець може, але не зобов’язаний це робити.
Далі – в класичному випадку – вона наповнюється за допомогою повідомлення про прийняття на роботу, зарплатної звітності (Податкового розрахунку чи Об’єднаного зарплатного звіту) та оперативних відомостей.
Приклад
Якщо після 10.06.2021 року ми приймаємо на роботу працівника, для якого це перше місце роботи, ми не створюємо для нього електронну трудову книжку.
Якщо після зазначеної дати приймаємо працівника, який має паперову трудову книжку, то за його бажанням можемо внести записи до паперової трудової книжки, а от до електронної такий запис вручну не дублюємо.
Інформація про прийняття потрапить до електронної трудової книжки, щойно буде подано до податкової повідомлення про прийняття працівника на роботу. Крім того, джерелом наповнення електронної трудової книжки є зарплатна звітність (зокрема, додаток Д5 до Податкового розрахунку). Отже, після подання додатка Д5 інформація про прийняття до нового роботодавця з’явиться в Реєстрі застрахованих осіб і, зокрема, в електронній трудовій книжці.
Ба більше, загалом поки не буде подано повідомлення про прийняття або Податковий розрахунок новий роботодавець не має доступу до електронної трудової книжки працівника. Він з’явиться після подання повідомлення чи звітності або якщо працівник сам надасть новому роботодавцю доступ через спеціальний функціонал.
Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
Зауважте, що через додаток Д5 до електронної трудової книжки потрапляють далеко не всі дані. Зокрема, так передаються тільки відомості про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, початок та завершення декретної відпустки та відпусток до 3 чи 6 років.
Водночас інші важливі відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1)
В такий спосіб, зокрема, можна передати відомості про період служби, набуття освіти, безробіття, призупинення трудового договору або іншу подію, що враховується або не враховується до трудового стажу. Також можна завантажити інформацію про присвоєння або позбавлення рангу чи атестацію робочого місця. Ще можна підтягнути інформацію про військову службу, присвоєння або позбавлення звання.
Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
Робота з xml-файлом потребує певних навичок. А тому, як правило, використовують функціонал «Додати запис». Тут все набагато простіше. Коли зв’язок «роботодавець-працівник» вже сформовано, роботодавець може оцифрувати запис про певну подію та долучити сканкопію підтвердного документа. Так інформація потрапить до електронної трудової книжки.
Висновки
- Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна трудова книжка.
- Спеціально її вести не потрібно. Загалом вона наповнюється через податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу, додаток Д5 до зарплатної звітності чи оперативні відомості.
- Певні відомості про трудову діяльність можна внести за допомогою xml-файлу чи функціоналу «Додати запис».
Джерело: kadroland
Брошури та чеклісти:
Статті та консультації на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Різниця між оцифрованою та електронною трудовою книжкою
Помилка в імені у трудовій книжці: як виправити та чи потрібно повторно сканувати для ЕТК
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Військовий облік
26.08.2026
Перевіряємо е-ВОД за QR-кодом: коли обов’язково для роботодавця і як це вірно зробити
У більшості призовників, військовозобов’язаних і резервістів паперові ВОД стали недійсними. Роботодавцям при прийомі на роботу або згодом доведеться працювати з роздруківками електронних ВОД. Коли це потрібно зробити, як зобов’язати працівників надати належні ВОД і як з ними працювати далі читайте в цій статті

Військовий облік
26.08.2026
Відстрочка на рік після народження дитини: кого не захистить законопроєкт №15541
Законопроєкт №15541, який пропонує надати військовозобов’язаним батькам новонароджених дітей відстрочку від мобілізації на перший рік життя дитини, викликав жваве обговорення. Ініціатива покликана підтримати сім’ї після народження дитини, однак запропонована модель має важливе обмеження

Військовий облік
26.08.2026
Відстрочка студентів з 1 вересня: чи треба знову оформлювати її в «Резерв+»
Дата 1 вересня не означає, що студентам потрібно заново подавати документи на відстрочку. Однак автоматичне продовження залежить від актуальності даних про навчання, форми здобуття освіти та інформації в ЄДЕБО

Відпустки неоплачувані
26.08.2026
60 днів за свій рахунок після служби: чи повинен роботодавець погодити відпустку
Закон передбачає до 60 календарних днів відпустки без збереження зарплати для окремих працівників після звільнення з військової служби. Але роботодавцю важливо врахувати підставу звільнення та умови, за яких виникає ця гарантія

Інше
26.08.2026
Як отримати дублікат диплома: алгоритм дій для різних ситуацій
Втратили диплом, а університет реорганізували, закрили або він залишився на тимчасово окупованій території? Для кожної ситуації діє свій алгоритм отримання дубліката. Куди подавати заяву, хто визначає заклад для виготовлення документа, що робити, якщо диплома немає в ЄДЕБО, а архіви недоступні, та коли може знадобитися рішення суду – далі

Діловодство
26.08.2026
Зміни в кадрових документах після перейменування підприємства: зразок наказу
Перейменування підприємства оформлюється наказом керівника з основної діяльності, на підставі якого кадрова служба вносить відповідні зміни до кадрових, організаційних та облікових документів, книг і журналів.

Держслужба, ОМС
26.08.2026
Працівників військових адміністрацій хочуть прирівняти до посадовців місцевого самоврядування: що зміниться
Працівники військових адміністрацій населених пунктів фактично виконують чимало функцій місцевого самоврядування, але їхній правовий статус досі залишається невизначеним. Через це виникають проблеми із зарплатою, рангами, вислугою років та іншими трудовими гарантіями. Тепер пропонують поширити на них законодавство про службу в органах місцевого самоврядування та прирівняти посади до відповідних посад у місцевих радах

Бронювання
26.08.2026
25 941 грн для заброньованих: у «Дії» змінили підтвердження зарплати
У «Дії» оновили підтвердження, яке роботодавець надає під час подання заяви на бронювання працівника. Компанія має підтвердити, що щомісячна заробітна плата заброньованого працівника становитиме не менше трьох мінімальних заробітних плат

Особливі працівники
26.08.2026
Працівник з інвалідністю просить неповний робочий час: чи може роботодавець відмовити
Працівники з інвалідністю мають додаткові трудові гарантії, зокрема щодо режиму робочого часу. У ФПУ роз’яснили, чи зобов’язаний роботодавець встановити неповний робочий час за заявою працівника та як це оформити

Скорочення
26.08.2026
Скорочення працівників: чи впливає стаж роботи на переважне право залишитися
Не всіх працівників при скороченні роботодавець може звільнити за однакових умов. КЗпП встановлює критерії для визначення переважного права. Чи входить до них стаж роботи на підприємстві – у роз’ясненні Держпраці

Бронювання
26.08.2026
Заброньований працівник звільняється 1 числа: чи потрібно виконувати норму 2,5 мінімальної зарплати
Заброньований працівник звільняється в перший день місяця. Чи повинна виконуватися вимога щодо середньої заробітної плати за цей місяць (1 робочий день) на рівні не менше 2,5 мінімальної заробітної плати, щоб підприємство не втратило критичність та можливість бронювати працівників?

Ранковий кадровик
26.08.2026
Про жінок в «Дії» і мобілізацію. Штрафи за ВО. Документи у ФОПа. Критичність до 01.11. Дзвінки від Мінекономіки. Бронь до 2027 🙋♀️ Ранковий кадровик від 26.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Бронювання
25.08.2026
Бронювання працівників у «Дії»: система покаже, до якої дати діє критичність підприємства
Роботодавці, які не оновили рішення про критичність, зможуть побачити в «Дії» актуальний строк його дії. Сповіщення з’являтиметься безпосередньо під час оформлення або продовження бронювання працівників










