Трудова книжка
27.05.2026
Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026
10.06.2026 – рубіжна дата, до якої маємо передати сканкопії паперової трудової книжки на вебпортал Пенсійного фонду. А що буде після цієї дати? Як вести електронну трудову книжку? Сьогодні на мінікурсі обговоримо цей момент
- З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
- Як виглядає ЕТК
- Правила наповнення ЕТК
- Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
- Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
- Висновки
З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
Фактично з 10.06.2021 в нас паралельно діють дві трудові книжки: паперова та електронна. Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна.
Правила ведення паперових трудових книжок регламентовані Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58. А на що орієнтуватися при веденні електронної трудової книжки?
Зазначимо, що єдиної Інструкції немає. А тому зараз сформуємо загальні правила.
Як виглядає ЕТК
Зауважте, що електронна трудова книжка не є абсолютним аналогом паперової. Тобто на вебпорталі Пенсійного фонду немає такого окремого документа, який би візуально нагадував паперову трудову книжку. Є спеціальна однойменна вкладка, в якій зберігається вся інформація про трудову діяльність працівника, але на паперову трудову вона не схожа.

Умовно кажучи, електронна трудова книжка це персональна електронна облікова картка застрахованої особи. Тут зберігаються особисті дані про застраховану особу, відомості про страховий стаж, зарплату, розмір сплаченого ЄСВ та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат. Також тут відображаються особливості статусу особи. Як бачите, електронна трудова книжка значно ширша за паперову.
Правила наповнення ЕТК
Загалом інспектор з кадрів не формує і не заповнює електронну трудову книжку. Вона автоматично створюється.
Перший момент, де може знадобитися участь кадровика, це передача сканкопій паперової трудової книжки на вебпортал ПФУ. Це необхідно, щоб синхронізувати записи в паперовій та електронній трудовій книжці. Але нагадуємо, що роботодавець може, але не зобов’язаний це робити.
Далі – в класичному випадку – вона наповнюється за допомогою повідомлення про прийняття на роботу, зарплатної звітності (Податкового розрахунку чи Об’єднаного зарплатного звіту) та оперативних відомостей.
Приклад
Якщо після 10.06.2021 року ми приймаємо на роботу працівника, для якого це перше місце роботи, ми не створюємо для нього електронну трудову книжку.
Якщо після зазначеної дати приймаємо працівника, який має паперову трудову книжку, то за його бажанням можемо внести записи до паперової трудової книжки, а от до електронної такий запис вручну не дублюємо.
Інформація про прийняття потрапить до електронної трудової книжки, щойно буде подано до податкової повідомлення про прийняття працівника на роботу. Крім того, джерелом наповнення електронної трудової книжки є зарплатна звітність (зокрема, додаток Д5 до Податкового розрахунку). Отже, після подання додатка Д5 інформація про прийняття до нового роботодавця з’явиться в Реєстрі застрахованих осіб і, зокрема, в електронній трудовій книжці.
Ба більше, загалом поки не буде подано повідомлення про прийняття або Податковий розрахунок новий роботодавець не має доступу до електронної трудової книжки працівника. Він з’явиться після подання повідомлення чи звітності або якщо працівник сам надасть новому роботодавцю доступ через спеціальний функціонал.
Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
Зауважте, що через додаток Д5 до електронної трудової книжки потрапляють далеко не всі дані. Зокрема, так передаються тільки відомості про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, початок та завершення декретної відпустки та відпусток до 3 чи 6 років.
Водночас інші важливі відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1)
В такий спосіб, зокрема, можна передати відомості про період служби, набуття освіти, безробіття, призупинення трудового договору або іншу подію, що враховується або не враховується до трудового стажу. Також можна завантажити інформацію про присвоєння або позбавлення рангу чи атестацію робочого місця. Ще можна підтягнути інформацію про військову службу, присвоєння або позбавлення звання.
Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
Робота з xml-файлом потребує певних навичок. А тому, як правило, використовують функціонал «Додати запис». Тут все набагато простіше. Коли зв’язок «роботодавець-працівник» вже сформовано, роботодавець може оцифрувати запис про певну подію та долучити сканкопію підтвердного документа. Так інформація потрапить до електронної трудової книжки.
Висновки
- Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна трудова книжка.
- Спеціально її вести не потрібно. Загалом вона наповнюється через податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу, додаток Д5 до зарплатної звітності чи оперативні відомості.
- Певні відомості про трудову діяльність можна внести за допомогою xml-файлу чи функціоналу «Додати запис».
Джерело: kadroland
Брошури та чеклісти:
Статті та консультації на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Різниця між оцифрованою та електронною трудовою книжкою
Помилка в імені у трудовій книжці: як виправити та чи потрібно повторно сканувати для ЕТК
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Бронювання
10.10.2026
85% замість 100%: в ОПК виступили проти скорочення ліміту бронювання
Для частини підприємств ОПК пропонують обмежити бронювання працівників до 85% замість 100%, повідомив CEO Українська рада зброярів Ігор Федірко. За його словами, проєкт постанови передали на міжвідомче погодження. Водночас поки що йдеться про запропоновані зміни, а не повідомлення про набрання ними чинності

Діловодство
10.10.2026
Ручка, що стирається, для заяв і кадрових документів: чи це порушення
Чи є порушенням, якщо у підписанні документів застосовують ручки, що стираються: 1. Посадова особа ставить підписи такими ручками. 2. Працівникам дають такі ручки, щоб ті заповнювали заяви та інші документи. Яка відповідальність передбачена в такій ситуації?

Оплата праці
09.10.2026
Компенсація за затримку зарплати: таблиця індексів для жовтня 2026
У разі затримки виплати зарплати роботодавець повинен нарахувати та виплатити компенсацію втрати частини доходів, нарахованих у зв’язку з порушенням строків їх виплати. Держстат повідомив, що індекс інфляції за вересень 2026 складає 102,1%. З огляду на нього ми розрахували для вас показники для обчислення суми компенсації у жовтні 2026 року – дивіться таблицю

Інше
09.10.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Оплата праці
09.10.2026
Індексація зарплати у жовтні – листопаді 2026
Держстат повідомив, що індекс інфляції за вересень 2026 року складає 102,1%. І ми одразу згадуємо про індексацію зарплати. Як ви пам'ятаєте, у цьому році вперше ми почали індексувати зарплати з червня. Дізнайтеся чи зміниться сума індексації у жовтні та листопаді із нашої таблиці

Відповідальність / Перевірки
09.10.2026
Чи можна отримати два штрафи від ТЦК за неоновлення даних
Сплата штрафу за порушення правил військового обліку не звільняє від обов’язку надалі дотримуватися встановлених вимог. За нове аналогічне порушення, можливе повторне притягнення до адміністративної відповідальності

Медперсонал
09.10.2026
Атестація працівників за новим Порядком №1221: що передбачив Уряд
Уряд затвердив порядок атестації служб медицини катастроф та їх працівників для роботи безпосередньо в зоні надзвичайної ситуації. Атестація має підтверджувати професійну підготовку та придатність за станом здоров’я, а проводитимуть її не рідше одного разу на п’ять років

Відпустки на дітей
09.10.2026
Соцвідпустка на дітей: чи обов’язково використовувати її щороку
Соціальна відпустка на дітей – це право працівника, яке не залежить від графіка відпусток. Що робити роботодавцю, якщо працівник не бажає використовувати таку відпустку, і як враховувати невикористані дні при звільненні? У роз’ясненні Держпраці

Соціальне страхування / Пенсії
09.10.2026
У 60 років пенсію отримають не всі: скільки стажу потрібно у 2026 – 2028 роках
60 років – пенсійний вік в країні, але для призначення пенсії потрібен достатній страховий стаж. Пенсійний юрист Тетяна Ходіневич розповіла, скільки стажу потрібно мати у 2026 – 2028 роках та коли можна вийти на пенсію у 63 або 65 років

Дія
09.10.2026
«Обрій.Робота» вже у «Дії»: які ще послуги планують перевести в «Дію» до кінця 2026 року
У «Дії» вже запрацювала перша онлайн-послуга «Обрію» – дистанційне припинення трудових відносин із роботодавцем, зареєстрованим на тимчасово окупованій території або території активних бойових дій. Водночас Уряд передбачив подальшу цифровізацію послуг у сфері зайнятості до грудня 2026 року













