
Трудова книжка
23.09.2025
Різниця між оцифрованою та електронною трудовою книжкою
Чим відрізняється поняття «оцифрована трудова книжка» від «електронна трудова книжка»?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Роботодавець може, але не зобов’язаний оцифровувати паперову трудову книжку працівника. Електронна книжка ведеться «за замовчуванням» щойно особа стає платником ЄСВ.
Оцифрована трудова книжка
За розʼясненням ПФУ Вінничини від 13.11.2024, щоб дізнатись про результати оцифрування трудової книжки, необхідно на вебпорталі Пенсійного фонду України виконати наступні дії:
- Роботодавцю зайти в кабінет страхувальника у розділ «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)».
- Подивитись статус звернення:
- статус «Виконано» означає, що сканкопії трудової книжки опрацьовані і дані про трудові відносини працівника актуалізовано;
- статус «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки та не опрацьовано і потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);
- інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.
Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!
Електронна трудова книжка
Роботодавець в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України може сформувати витяг з електронної трудової книжки застрахованої особи (розділ «Комунікації з ПФУ» -> пункт меню «Запит на отримання електронних документів» -> заповнити форму, вказавши дані застрахованої особи та тип звернення «Витяг з ЕТК»). Переглянути сформований витяг можна через пункт меню «Звернення».
Там можна відфільтрувати, визначивши параметри пошуку за датою звернення, РНОКПП особи та статусом обробки. У доступному переліку наданих відповідей шукаємо необхідний документ. Він має іншу назву, не Витяг з ЕТК, а «Відомості про трудову діяльність з РЗО».
Готовий документ можна завантажити у форматі PDF. Він має вигляд таблиці.
Проаналізувавши зміст витягу з електронної трудової книжки застрахованої особи можна зробити висновок, чи оцифрована паперова трудова книжка працівника (роз’яснення ГУ ПФУ в Чернівецькій обл. від 16.01.2025). Адже сформована інформація про трудові відносини містить графу 4 «Дата запису (за сканованими документами)». Якщо там є записи, трудову книжку відскановано, якщо немає – ні: тобто електронна трудова книжка сформована повністю зі звітності, яку подав роботодавець, що буде відображено в графі 3 «Дата запису (за звітними відомостями, поданим роботодавцями)».
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Відеокурс на тему:
Мінікурси:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Інше
24.09.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Медперсонал
24.09.2026
За роботу під час атак планують доплачувати: хто отримає виплати
У Києві планують запровадити додаткові виплати працівникам бригад екстреної медичної допомоги, які працюють під час повітряних тривог і виїжджають на місця ураження внаслідок ворожих атак. Проєкт змін до міської програми підтримала профільна комісія Київради. Від чого залежатиме розмір доплати та які ще зміни передбачили для медиків – розповідаємо

Охорона праці
24.09.2026
Забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими ЗІЗ
Забезпечення працівників підприємства засобами індивідуального захисту (далі – ЗІЗ) є одним із заходів для зменшення та усунення небезпек на робочому місці. ЗІЗ зменшують вплив на працівників небезпечних і шкідливих факторів, запобігають виникненню нещасних випадків та професійних захворювань на виробництві.

Лікарняні / Страховий стаж
24.09.2026
ПФУ готує єдиний порядок страхових виплат: що зміниться для застрахованих осіб
ПФУ пропонує уніфікувати правила призначення та виплати страхових виплат для окремих категорій застрахованих осіб. Проєкт нового Порядку зараз обговорюють до 25 вересня: він має замінити два чинні порядки Фонду соцстрахування та визначити єдиний механізм для виплат, зокрема у разі ліквідації роботодавця, відсутності його місцезнаходження, припинення діяльності ФОП, а також для добровільно застрахованих осіб

Військовий облік
24.09.2026
Автоматично взяли на військовий облік без ВЛК: чи є підстава для мобілізації
Сам факт автоматичного взяття на військовий облік не означає, що людину визнали придатною до військової служби. Чи може ТЦК одразу призвати такого військовозобов’язаного, якщо він не проходив ВЛК. Тут важливо розмежувати взяття на військовий облік і визначення придатності до служби

Трудова книжка
24.09.2026
Як продовжити нумерацію у трудовій книжці, якщо попередній роботодавець не зробив запису
Працівника прийняли на роботу, він надав трудову книжку. Запису про роботу на підприємстві, де він працював перед прийняттям до нашого товариства, немає. Працівник просить зробити запис про прийняття. Чи можемо ми внести його без попереднього запису іншої фірми та продовжити нумерацію у трудовій книжці?

Медогляди
24.09.2026
Чи подавати до Держпраці Список працівників разом із Переліком для медогляду до 01.12.2026
Чи потрібно разом із Переліком категорій працівників, які підлягають медогляду, подавати до Держпраці ще й поіменний Список? Держпраці роз’яснила послідовність дій роботодавця за новим Порядком медоглядів №1393

Робочий час
24.09.2026
Робочі дзвінки після роботи залишиться в минулому: в Україні пропонують право на «інформаційний спокій»
Працівників можуть законодавчо захистити від робочих дзвінків і повідомлень у вихідні та неробочий час. У проєкті нового Цивільного кодексу пропонують закріпити право на «інформаційний спокій» – можливість не отримувати робочу комунікацію, коли людина не виконує професійні обов’язки

Відпустки
24.09.2026
Чи включати до графіка відпусток працівницю, яка працює неповний час у відпустці для догляду
Працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років і працюватиме на умовах неповного робочого часу. Чи зараховується цей період до стажу для оплачуваної щорічної відпустки? Чи включати її до графіка відпусток на наступний рік?

Відпустки
24.09.2026
Чи можна перенести вже заплановану відпустку: 3 умови для роботодавця
Роботодавець не може просто перенести щорічну відпустку працівника на інший період через виробничу потребу. Частину відпустки можна перенести лише за дотримання визначених КЗпП умов. Держпраці нагадало, коли перенесення щорічної відпустки за ініціативою роботодавця є законним

Посадові інструкції
24.09.2026
Робоча інструкція кухаря
Робоча інструкція кухаря визначає трудові функції, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до професійного стандарту. Зразок робочої інструкції можна адаптувати з урахуванням специфіки виробництва, умов праці та технологічного процесу

Відповідальність / Перевірки
24.09.2026
У жовтні перевірять ще 13 підприємств: кого чекають позапланові перевірки військового обліку
Підприємствам варто перевірити, чи не потрапили вони до оновленого плану перевірок військового обліку. У Херсонській області до переліку додали ще 13 суб’єктів господарювання, для яких позапланові перевірки розпочнуться у жовтні 2026 року. Кого саме перевірятимуть та що роботодавцям варто підготувати – розповідаємо

Дія
24.09.2026
Роботодавцям змінять правила роботи через «Дію»: що зміниться у працевлаштуванні та звільненні
Мінекономіки розробило проєкт постанови, який змінює правила реалізації двох експериментальних проєктів у сфері праці. Зокрема, планують цифровізувати через «Дію» подання заявок на працевлаштування, звільнення працівників у визначених випадках та інформації про прийняття або відмову в працевлаштуванні. Проєкт уже опрацьовано у профспілках

Бронювання
24.09.2026
Оформлення відсутності працівника через ТЦК у перший робочий день у 2026 році: алгоритм дій для роботодавця
Працівника прийнято на роботу, повідомлення до ДПС подано, наказ і заяву оформлено. У перший робочий день дорогою на роботу працівника доставили до ТЦК та СП, тому він не зміг прибути на підприємство і приступити до роботи. Як роботодавцю оформити таку ситуацію?

Мобілізовані / Добровольці ТРО
24.09.2026
Кому не скасували збереження середнього заробітку 19 липня 2022 року: пояснення Верховного Суду
19 липня 2022 року змінили правила збереження середнього заробітку за працівниками, яких увільнили від роботи на час виконання військових обов’язків. Але ці зміни стосувалися не всіх. Верховний Суд пояснив, чи мав роботодавець право припинити виплати працівнику, який уклав контракт добровольця територіальної оборони, та на яку норму КЗпП потрібно було звертати увагу

Воєнний стан
23.09.2026
Укриття чи «безпечний простір»: що саме має облаштувати бізнес до грудня 2026 року
Кабмін змінив правила роботи бізнесу під час повітряних загроз: з’явилося поняття «безпечного простору», а для підприємств без укриттів встановлено перехідний період. Та чи достатньо буде облаштувати безпечний простір, чи уряд вимагає саме укриття? Що передбачають постанови №1092 та №1128 – далі







