Оповіщення працівників про військовий облік: електронна форма та процедури

У вашій ситуації заяви на звільнення з КЕП не замінюють підпис працівників під наказом про оповіщення, тому для дистанційних працівників все одно потрібно надіслати їм копії наказів рекомендованими листами, а до ТЦК — копію наказу про оповіщення, підтвердження його надсилання працівникам і копії заяв про звільнення як додаткову інформацію.

Обґрунтування

1. Як саме треба оповіщати дистанційних працівників за Порядком №1487. Для працівників, які працюють дистанційно, перебувають у відпустці, відрядженні або на лікарняному, наказ про оповіщення має бути доведений шляхом надсилання копії наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення, а копія наказу і підтвердні документи (чеки, описи тощо) у триденний строк надсилаються до ТЦК відповідно до п. 47 Порядку №1487. Електронне направлення скану наказу без дотримання цієї процедури формально не замінює вимоги Порядку.

2. Чи можна вважати електронну заяву на звільнення доказом ознайомлення з наказом. Стаття 29 КЗпП дозволяє ознайомлювати працівників з наказами та іншими документами через електронні комунікації з використанням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису, а також передбачати альтернативні способи ознайомлення у трудовому договорі чи локальних актах ст. 29 КЗпП. Проте в вашому випадку працівники наклали КЕП лише на заяви про звільнення, а не на сам наказ про оповіщення. Це можна використати як додатковий доказ того, що працівник фактично отримав інформацію (бо відреагував заявою), але для перевіряючих це не дорівнює виконанню вимоги Порядку №1487 про доведення наказу «під підпис» чи рекомендованим листом для дистанційних.

3. Що саме доцільно надіслати до ТЦК зараз. Для мінімізації ризиків штрафу варто:

   • направити дистанційним працівникам копії наказів про оповіщення рекомендованими листами з описом вкладення та повідомленням про вручення;
   • у триденний строк надіслати до ТЦК копію наказу про оповіщення, докази поштового відправлення (описи, квитанції, трек‑скріни) і зазначити в супровідному листі, що працівники 03.11.26 подали заяви про звільнення (додати копії цих заяв);
   • це покаже, що ви виконали обов’язок з оповіщення та належно поінформували ТЦК про зміну статусу працівників.

4. Чи обов’язково тепер ще раз отримувати підпис під наказом. Отримати «живий» підпис або електронний підпис саме під наказом про оповіщення вже навряд чи реально, якщо працівники фактично припиняють трудові відносини. У такій ситуації ключовим для уникнення претензій буде саме виконання процедури надсилання наказу рекомендованими листами та надання до ТЦК всіх доказів оповіщення і відомостей про звільнення, що відповідає вимогам п. 47 Порядку №1487.

Коректне оформлення поштового оповіщення і повний пакет документів до ТЦК суттєво знижують ризики притягнення до відповідальності роботодавця.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?