Оформлення тимчасової заміни працівника на лікарняному: роз’яснення законодавства

Найзручніше й законно у вашій ситуації оформити покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою за ст. 105 КЗпП, за письмовою згодою працівника і наказом керівника, із зазначенням строку «на період тимчасової непрацездатності…», доплату встановити за правилами колдоговору / положення про оплату праці та припинити її в день виходу основного працівника без окремого наказу. Тимчасове переведення зі звільненням від основних обов’язків доцільне лише тоді, коли працівник фактично не може виконувати свою основну роботу й повністю замінює відсутнього (особливо на керівних посадах), тоді йому, як правило, виплачують різницю між окладами.

Обґрунтування

1. Що обрати: переведення чи виконання обов’язків. Якщо працівник продовжує виконувати свою основну роботу і додатково бере на себе обов’язки колеги, це класична ситуація виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою за ст. 105 Кодексу законів про працю України. Тимчасове переведення (замісництво) застосовують, коли працівника фактично увільняють від його основних функцій і він повністю виконує роботу за іншою посадою, що більш характерно для заміни керівників або коли обсяг роботи не дозволяє суміщати її з основними обов’язками.

2. Найбільш доцільний варіант при лікарняному. Якщо потрібно просто «підстрахувати» роботу відсутнього й обсяг дозволяє поєднати функції, з юридичної і кадрової точки зору найзручнішим є покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою за ст. 105 КЗпП. Тимчасове замісництво як переведення доцільне, коли заміна відбувається на більш відповідальній посаді або коли працівник об’єктивно не може виконувати дві роботи одночасно, тоді його увільняють від основних обов’язків і оформляють тимчасове переведення.

3. Документи й згода працівника. Для виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника потрібно: 1) письмова згода працівника (заява або згода на наказі зі словом «Згоден» тощо); 2) наказ керівника про покладення обов’язків із зазначенням періоду та розміру доплати, оскільки роботодавець не має права вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, без згоди працівника за ст. 31 КЗпП. Для тимчасового переведення також потрібен наказ про тимчасове переведення й згода працівника, за винятком спеціальних випадків переведення без згоди для ліквідації аварій, стихійного лиха тощо за ст. 33 КЗпП, які до вашої ситуації не належать.

4. Як визначити строк заміни. Коли дата виходу з лікарняного невідома, у наказі доцільно вказувати строк формулюванням типу: «з 01.11.2026 на період тимчасової непрацездатності ПІБ, до дня виходу його на роботу». Профільна практика підтверджує, що в такому разі додатковий наказ про припинення виконання обов’язків не потрібен, виконання та доплата припиняються автоматично в день фактичного виходу основного працівника, крім випадків дострокового припинення заміни з ініціативи замінника, коли потрібні заява та окремий наказ.

5. Оплата і розмір доплати. За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника обов’язково встановлюється доплата згідно зі ст. 105 КЗпП, а її розмір визначають умовами колективного договору або положення про оплату праці; для небюджетних роботодавців закон не встановлює «стелі», отже можна передбачити будь-який відсоток чи фіксовану суму. Для бюджетних установ орієнтиром є обмеження «до 50%» посадового окладу, закріплені в урядових постановах, а при тимчасовому замісництві за роз’ясненням 1965 року працівнику, який увільнений від своїх обов’язків, як правило, доплачують різницю між його окладом та окладом працівника, якого він заміщує.

6. Дії після виходу основного працівника. Якщо в наказі строк визначений як «на період тимчасової непрацездатності ПІБ» або зазначено конкретний період заміни, після виходу основного працівника ніяких додаткових кадрових документів оформлювати не потрібно. З цієї дати працівник-заміник працює лише за своєю основною посадою, а доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника не нараховується, що відображається у нарахуванні зарплати та, за потреби, у внутрішніх розрахункових документах.

Раціональним у вашій ситуації є оформити саме покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою за ст. 105 КЗпП на період його лікарняного, за письмовою згодою працівника й належним наказом.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?