Використання КЕП фізичних осіб у кадровому документообігу: правомірність

Так, використання працівниками саме КЕП фізичної особи для підписання заяв та ознайомлення з наказами є правомірним і не суперечить чинному законодавству, за умови що порядок такого електронного обміну буде закріплений у трудових договорах та локальних актах роботодавця.

Обґрунтування

1. Ознайомлення з кадровими документами допускається з КЕП працівника.
   Відповідно до ч. 3 ст. 29 Кодексу законів про працю ознайомлення працівників з наказами, повідомленнями й іншими документами щодо їхніх прав та обов’язків допускається із застосуванням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого чи кваліфікованого електронного підпису працівника, і норма не вимагає спеціального «підпису від імені юрособи» для працівника як сторони трудового договору (КЗпП).

2. КЕП фізичної особи забезпечує належну юридичну силу її електронних заяв.
   Згідно із Законом № 851-15 електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, а юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через його електронну форму; отже, заява чи інший документ, підписаний КЕП працівника як фізичної особи, має таку саму силу, як паперовий документ із власноручним підписом.

3. Розмежування підписів роботодавця і працівника відповідає вимогам права.
   Керівники та інші відповідальні особи діють від імені юридичної особи, тому цілком обґрунтовано використовують КЕП, у сертифікаті якого зазначено ЄДРПОУ та посаду, тоді як працівник, який підписує власні заяви та підтверджує ознайомлення з документами, виступає як фізична особа і може застосовувати свій КЕП фізособи без порушення вимог трудового чи спеціального законодавства.

4. Потрібно закріпити порядок ЕДО у внутрішніх документах.
   Щоб мінімізувати спори, варто у трудових договорах та локальних актах (інструкція з діловодства, положення про електронний документообіг) прямо визначити: використання зовнішнього сервісу, види електронних підписів (КЕП керівників від юрособи, КЕП працівників як фізосіб), порядок обміну й зберігання електронних документів, посилаючись на Кодекс законів про працю та Закон № 851-15.

Використання працівниками КЕП фізичної особи для підписання заяв і підтвердження ознайомлення з наказами є законним варіантом організації електронного кадрового документообігу.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?