Насамперед, Розпорядження, яке надійшло електронною поштою (без підписання КЕП) можна не виконувати, адеж вам не вручили (не направили) оригінал Розрпорядження і ви бачили лише фото чи сканкопі
Але ж ви повинні розуміти, що в будь-який момент може надійни оригінал чи можуть прийти на перевірку представники ТЦК.

По суті питання можу зазначити наступне.
Щодо працівника, у якого немає військово-облікового документу, то вам слід здійснити наступні дії.
Повідомити його, що до завтра він повинен надати військово-обліковий документ. Повідомляйте письмово.
Також довідомте його, що в разі, якщо документ не буде надано, ви змушені будете проінформувати ТЦК. Вимога щодо такого інформування міститсья в п.34 Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n382

Якщо нічого не зміниться за 1-2 дні - направляйте в ТЦК лист в довільній формі і зазначається, що працівник порушує Правила військового обліку.
Такі дії допоможуть вам зменшити ризик штрафу.

Щодо відсутності реквізитів для заповнення графи 18, то тут вже викрутитися не вийде. Таке порушення не сховати. І якщо ви протягом цього року приймали/звільняли призовників, військовозобов"язаних, резервістів, то порушення все одно буде.
Спробуйте належним чином почати вести облік, можливо, на перший раз вас попередять і не оштрафують

Раді допомогти, звертайтесь ще!