Заголовок тимчасово відсутній

Щодо того, коли подавати звернення і документи, то відповідно до Порядаку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/76-2023-%D0%BF#n111 строк розгляду ваших документів - 10 робочих днів, тож, зробіть запас у пару днів і подавайте документи.
Звісно, що можна було набагато раніше подати на всякий випадок, але можуть відмовити, тмоу раджу до вказаного строку додати, максимум, 5-7 днів.

Щодо того, як оформити лист, то це повинно бути звернення таке саме, як ви подавали перший раз і документи, яку підтверджують відповідність критеріям.
Відповідно до п. 5 Порядку

"До звернення додаються копії підтвердних документів, а також інформація про подання підприємством в установленому законодавством порядку податкової звітності за останній календарний квартал, що підтверджується:

копією податкової декларації з відмітками (штампами) контролюючого органу, який отримав податкову декларацію, із зазначенням дати її отримання або

квитанцією про прийняття податкової декларації у разі її подання засобами електронного зв’язку або

квитанцією контролюючого органу, на який покладено функції щодо результатів перевірки та прийняття пакета звітних документів платників податків, або

поштовим повідомленням з відміткою про вручення контролюючому органу у разі надсилання податкової декларації поштою."

Раді допомогти, звертайтесь ще!