Підготовка до перевірки територіальним центром комплектування (ТЦК) – це гарна нагода упорядкувати документи з військового обліку. Якщо ви вже ознайомились із нашою статтею-довідником, радимо скористатись умовним чеклістом, щоб уникнути помилок.
Пакет документів «на відповідального»
Передусім підготуйте пакет документів, пов’язаний з особою, відповідальною за ведення військового обліку:
- наказ про призначення відповідальної особи;
- наказ про встановлення доплати за ведення військового обліку;
- заява працівника або пропозиція роботодавця щодо виконання цих обов’язків.
Увага! Існує судове рішення, яке допускає відсутність доплати, якщо ведення військового обліку передбачене посадовою інструкцією. Але така практика лише формується, а вимоги Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487) залишаються незмінними. Тож наразі доцільно видати наказ і про призначення, і про доплату
Якщо військовий облік веде не інспектор з кадрів, у посадовій інструкції має бути зазначено ведення кадрового обліку або окремих його функцій.
Наказ про потребу в підвищенні кваліфікації до 1 жовтня
Щороку до 1 жовтня слід видавати наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації відповідальних осіб. Це обов’язкова вимога, навіть якщо така потреба відсутня (наприклад, у працівника вже є сертифікат).
Правила військового обліку та ознайомлення працівників
На підприємстві повинні бути розміщені Правила військового обліку в загальнодоступному приміщенні. Рекомендується створити стенд, на якому будуть вивішені як Правила, так і інші нормативні документи.
Ознайомлення з Правилами – обов’язкове. Працівники призовного віку, військовозобов’язані та резервісти мають підписатися в Аркуші або Журналі ознайомлення.
Ознайомлення проводять один раз – під час працевлаштування!
Списки військового обліку, Відомість та справи до них
ТЦК перевіряє наявність і правильність ведення:
- списків персонального військового обліку (додаток 5);
- відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12);
- справ до кожної групи Списків.
Існує 4 групи Списків, але якщо певної категорії працівників немає – порожні Списки не ведуть.
До 25 січня (станом на 1 січня) ці документи мають бути:
- роздруковані (якщо ведуться в електронному вигляді);
- підписані керівником і відповідальною особою;
- зареєстровані в службі діловодства підприємства.
Подавати до ТЦК ці документи не потрібно, але зберігати їх необхідно. Протягом року документи зручно вести в Excel.
Формування справ до Списків
До кожної групи Списків створюється окрема справа. У ній мають зберігатись копії або роздруківки військово-облікових документів усіх працівників. Якщо документи електронні, роздруківки слід періодично оновлювати.
Надсилаємо повідомлення до ТЦК
Відповідно до Порядку № 1487, потрібно подавати:
- додаток 1 – при прийнятті (призначенні), звільненні або увільненні керівника чи відповідального за військовий облік;
- додаток 4 – при зміні облікових даних працівника;
- додаток 6 – якщо є громадяни, які підлягають приписці до призовної дільниці.
Своєчасно подавайте ці додатки та зберігайте підтвердження подання. Докладно про подання повідомлень за додатками 1 та 4 читайте тут.
Звіт про транспорт до 20.06 і 20.12
Попри те, що контроль звітності прямо не вказано серед перевірочних питань, рекомендується підготувати Звіт про транспорт. Його подаємо до ТЦК до 20 червня та 20 грудня. Докладно про цей віт читайте за посиланням.
Забудьте про аврал і дедлайни! Календар кадровика допоможе тримати все під контролем. Плануйте зручно – почніть користуватись уже зараз.
Внутрішнє та зовнішнє звіряння з ТЦК
Зовнішнє звіряння контролюється через сайти райадміністрацій або, в деяких випадках, ініціюється самостійно. А от щодо внутрішнього звіряння, то тут слід затвердити графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами. Форма графіка – довільна.
Журнал результатів перевірок і звіряння
Журнал (додаток 9) повинен містити:
- результати перевірки військового обліку;
- інформацію про звіряння даних із ТЦК;
- записи про надсилання та повернення (або неповернення) витягів зі Списків.
Якщо ТЦК своєчасно не повернув такий екземпляр з відміткою, як варіант, можна зробити запис в Журналі про надсилання і відсутність повернення екземпляра.
Інші документи, які може запитати ТЦК
На практиці ТЦК можуть також перевіряти:
- Положення про підрозділ, який веде військовий облік;
- наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний;
- звіти про вжиті заходи;
- план роботи відповідальної особи.
Ці документи не передбачені Порядком № 1487, але можуть бути запитані.
Підсумки
- У вас мають бути оформлені документи на відповідального за військовий облік.
- Виділіть потребу у підвищенні кваліфікації та видайте відповідний наказ.
- Розмістіть Правила військового обліку та ознайомте з ними працівників.
- Ведіть Списки та Відомість, формуйте справи та зберігайте документи.
- Подайте додатки 1, 4, 6 до ТЦК і зберігайте підтвердження їх надсилання.
- Здійснюйте внутрішнє і зовнішнє звіряння, ведіть Журнал результатів.
- Підготуйте додаткові документи, які можуть бути запитані ТЦК.
Дотримання цих вимог допоможе вам упевнено пройти перевірку та відповідати чинному законодавству у сфері військового обліку.
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)
Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)
Стаття на тему:
Стенд з військового обліку: коли (не)обов’язково і що там має бути на думку ТЦК
Повідомлення ТЦК про звільнення директора та призначення нового + супровідний лист
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».