Обов’язкові документи з військового обліку на межі 2024/2025 років та звіряння списків до кінця року: вимоги та поради

Звіти та звіряння списків із ТЦК

Звітування до ТЦК щодо військового обліку законодавством не передбачене. Проте щорічно слід проводити звіряння списків із районними (міськими) територіальними центрами комплектування (ТЦК).

Що потрібно знати про звіряння:

З ТЦК за місцем реєстрації підприємства:

1. відповідальна особа має з’явитися до ТЦК зі списками персонального військового обліку та копіями військово-облікових документів;
2. графік звірянь затверджується головами відповідних адміністрацій чи міськими головами.

Де знайти цей графік і чи потрібно відповідальній особи йти до ТЦК, якщо графіку звіряння немає чи підприємства немає в цьому графіку?

Деякі адміністрації розміщують графік на своєму офіційному сайті. Якщо ви не знайшли графік або своє підприємство в графіку, то ініціатором звіряння повинен бути ТЦК, який або доведе графік звіряння до вашого відома, або просто попросить надати списки персонального військового обліку. Таке право є у ТЦК на підставі п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

З ТЦК, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць (за місцем військового обліку працівників).

Таке звіряння проводять дистанційно: надсилають два примірники витягів зі списків персонального військового обліку та копії військово-облікових документів.

Порада: якщо у випадку звіряння з ТЦК за місцем реєстрації підприємства можна чекати ініціативи ТЦК (ми пам’ятаємо, що має бути графік звіряння, затверджений головою адміністрації), то у випадку з іншими ТЦК краще не шукати графіки й не чекати запрошення ТЦК, а відправити витяги зі списків, як було зазначено вище

Необхідні документи для військового обліку

Станом на грудень 2024 року кожне підприємство повинно мати:

1. Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487). Допоможуть розібратися із їх заповненням статті «Списки персонального військового обліку-2024: особливості складання та реєстрації» та «ТОП-5 відповідей щодо ведення Списків військового обліку».
2. Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487).
3. Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку.
4. Посадову інструкцію, в якій визначені обов’язки із ведення військового обліку.
5. Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (коли потреба є або коли її немає) – (дата наказу – до 1 жовтня).
6. Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами.
7. Журнал (аркуш) або інший документ, що підтверджує ознайомлення призовників, військовозобов’язаних, резервістів з правилами військового обліку.
8. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку № 1487).
9. Докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних і резервістів (додаток 4 до Порядку № 1487)
10. Докази направлення до ТЦК повідомлень про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (додаток 1 до Порядку № 1487).
11. Докази направлення до ТЦК зведеного списку громадян, що підлягають приписці до призовної дільниці (додаток 6 до Порядку № 1487).
12. Копії військово-облікових документів усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

Бажаєте досконало опанувати військовий облік та стати сертифікованим спеціалістом з військового обліку? Пройдіть наш спеціальний курс «Професія. Сертифікований спеціаліст з військового обліку на підприємстві 2.0». Якщо ж ви новачок у цій справі, вам підійде відеокурс «Військовий облік з нуля»

Військово-облікові документи

Військово-обліковий документ (далі – ВОД) може бути електронним або паперовим.

Приймати на роботу призовників, військовозобов’язаний і резервістів можна тільки з ВОД.

Відповідно до п. 9 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.04.2024 №559 (далі – Порядок №559) ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу.

Тобто, можна прийняти на роботу і вести персональний військовий облік щодо військовозобов’язаного працівника, у якого є тільки електронний ВОД, який може бути отриманий через Резерв+ або засобами порталу «Дія».

Роздруківка електронного ВОД із QR-кодом є дійсною для зберігання на підприємстві.

За наявності електронного ВОД «старі» документи (військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов’язаного, посвідчення про приписку до призовної дільниці) втрачають чинність (п. 2 постанови КМУ від 16.05.2024 № 559).

Що робити, якщо ТЦК наполягає на паперових ВОД?

Посилайтеся на згадані вище п. 9 Порядку № 559 та п. 2 постанови № 559. Також можна скористатися роз’ясненням Генштабу, яке підтверджує чинність цих документів. Про це докладно читайте у статті «Штраф ТЦК за відсутність військового квитка та позиція Генштабу про е-ВОД».

Строки подачі документів до ТЦК

1. Зведені списки осіб, що підлягають приписці до призовних дільниць (додаток 6 до Порядку № 1487) – щороку до 1 грудня.
2. Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (додаток 1 до Порядку № 1487) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
3. Повідомлення про прийняття на роботу / звільнення з роботи призовників військовозобов’язаних і резервістів (за формою додатка 4 до Порядку № 1487) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
4. Повідомлення про зміну облікових даних: ПІБ, реквізити паспорта, адреси місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи, посади (додатка 4 до Порядку № 1487) – до 5 числа кожного місяця (за наявності змін).
5. Інформація про наявність транспортних засобів – щорічно до 20.06 та 20.12 (Положення про військово-транспортний обов’язок, затверджене постановою КМУ від 28.12.2000 №1921). Докладно про його подання у статті «Інформуємо ТЦК про автотранспорт та водіїв».

Завжди будьте на крок попереду з надійним помічником для кадрових справ. Тримайте все під контролем і забудьте про стрес завдяки Календарю кадровика. Користуйтесь вже зараз! 

Документи, які потрібно зробити в січні 2025 року

До 25 січня підприємствам, що ведуть військовий облік, потрібно:

1. Роздрукувати списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку.
2. Підписати списки та відомість керівником і відповідальною особою.
3. Зареєструвати в установленому порядку в службі діловодства.

Порада: якщо у вас немає системи внутрішньої реєстрації документів, створіть журнал, в якому будете реєструвати списки персонального військового обліку

Після підписання та реєстрації, списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку не потрібно відправляти до ТЦК. Слід зберігати ці документи разом із копіями військово-облікових документів.

Зверніть увагу, у списках, які підлягають роздрукуванню, підписанню і подальшому зберіганню, повинна міститися інформація станом на 1 січня.

Відповідальність за неналежне ведення військового обліку

За будь-які порушення порядку ведення військового обліку може бути застосовано штраф на посадових осіб підприємств від 34000 до 59500 грн (ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Замість висновку

Якщо у вас немає жодного призовника, військовозобов'язаного чи резервіста, вам не потрібно призначати відповідальну особу, робити списки й здійснювати інші дії з військового обліку.

Якщо ж такі особи є, навіть за умови наявності у них відстрочок, ведення військового обліку є обов'язковою справою, але лише для юридичних осіб. ФОПи, як і раніше, не ведуть військовий облік!

Тетяна ДОНЕЦЬ, адвокат, шеф-редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (потреби не має)

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами

Аркуш ознайомлення з правилами військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Зведений список громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць (Додаток 6)

Статті на тему:

«Військові» справи: копії ВОД, формування, архівування

Списки персонального військового обліку-2024: особливості складання та реєстрації

Зведений список призовників у 2025 році за додатком 6: подаємо до 1 грудня

Інформуємо ТЦК про автотранспорт та водіїв