Маємо обґрунтовані відповіді на ваші питання та актуальну позицію Генштабу стосовно відсутності паперового військового-облікового документа (далі – ВОД) у призовника, військовозобов’язаного чи резервіста.
Що робити з працівниками, у яких немає паперових ВОД?
В першу чергу, звернемося до чинного нормативного акту, який регулює це питання. Так, у п. 2 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 №559 (далі — Порядок № 559) визначено, що ВОД оформляється (створюється) та видається (замінюється):
- в електронній формі – засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста та/або Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та/або Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі – Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія) (у разі технічної реалізації);
- у паперовій формі – на бланку, форма якого затверджена постановою КМУ від 16.05.2024 №559 (далі — Постанова №559).
Наразі є можливість сформувати ВОД в електронній формі через застосунок Резерв+ або через портал «Дія».
Багато хто вже бачив такий електронний ВОД і розуміє, що він повинен мати QR-код, який можна зчитати. Як це зробити, пояснювали в статті «Електронний військовий квиток у Резерв+, вимоги і ризики для роботодавця».
Отже, уявімо, що до вас на роботу влаштовується військовозобов’язана особа, яка має лише електронний ВОД, який вона пред’являє для огляду у своєму смартфоні. Ви відсканували QR-код і переконалися, що:
- електронний ВОД належить саме тій особі, яка влаштовується на роботу;
- у військовозобов’язаного у ВОД є військове звання і військово-облікова спеціальність.
То чи приймати на роботу з такими документами? Чи може взагалі призовник, військовозобов’язаний чи резервіст не мати паперового документу?
Багато роботодавців вирішили приймати.
А от як виконати вимогу п. 12 р. 2 гл. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.15 р. № 1000/5, який визначає, що в особовій справі повинна бути копія ВОД? Крім того, у справах з військового обліку повинні зберігатися такі документи. На додаток, для звіряння списків з ТЦК також потрібні паперові документи.
Наша редакція мала певні сумніви, адже ряд положень Порядку №559 викладено не зовсім зрозуміло. Тому ми поставили пряме запитання Генштабу:
Чи може призовник, військовозобов’язаний і резервіст взагалі не мати паперового військово-облікового документа і користуватися електронним військово-обліковим документом?
Відповідь Генштабу ви можете побачити в листі нижче. Вона не викликає жодних сумнівів і не містить подвійних тлумачень:
За наявності військово-облікового документа в електронній формі немає потреби отримувати ВОД у паперовій формі
А як виконати вимоги законодавства про долучення до справ копій ВОД?
Звертаємось до п. 9 Порядку №559, в якому зазначено, що ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу.
Тобто, потрібно попросити кандидата на посаду чи вашого працівника роздрукувати ВОД. Роздрукований електронний ВОД має таку саму силу, як паперовий. Цього документа цілком достатньо для введення кадрового обліку і персонального військового обліку.
Є певні сумніви, що не усі ТЦК беззаперечно погоджуватимуться з такою позицією. Але вона підкріплена нормами Порядку №559 і є офіційною позицією Генштабу.
Як діяти, коли працівники отримали електронні ВОД, а у вас у справах ще досі зберігаються «старі» ВОД?
На це запитання є відповідь у п. 2 Постанови №559:
Тобто, «старі» ВОД діють лише до видачі нового ВОД. Як ми вже зазначали, ВОД може видаватися в електронній формі. Тому, в момент отримання ВОД в електронній формі, «старі» паперові ВОД перестають діяти.
Якщо виникає запитання, як реагувати на розбіжності в інформації між паперовим і електронним ВОД, керуємось п. 2 Постанови №559 і беремо до уваги лише інформацію з електронного ВОД, адже саме ця інформація є актуальною і такою, що відповідає даним Державного реєстру призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
Джерело kadroland
Відео на тему:
Застосування електронного ВОД у документах з військового обліку на підприємстві
