Передали сканкопії трудових книжок: чи треба оцифровувати

Якщо попередній кадровик тільки сканував трудові книжки, чи потрібно мені їх ще оцифровувати?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово


Нагадаємо, що відомості з паперової трудової книжки передаються до Пенсійного фонду одним із двох способів: шляхом подання сканкопій трудової або оцифрування.


Сканування передбачає виготовлення скан-копій трудової. Вони мають бути в кольоровому форматі, скануються титульна сторінка та усі сторінки, де є записи. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб. Підготовлені скан-копії передають через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду.


При оцифруванні кожен запис вноситься вручну. При цьому до кожного запису додається скан-копія наказу або іншого документу, на підставі якого здійснюється цей запис. Саме через це віддають перевагу скануванню трудової, а не її оцифруванню.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то оцифровувати трудові книжки не потрібно.


Також нагадаємо, що у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Роботодавець може на вимогу працівника допомогти оцифрувати або відсканувати трудову книжку.


👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Відеокурс на тему:


Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0


Мінікурси:


Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити


Статті та матеріали на тему:


Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇