«Військові» справи: копії ВОД, формування, архівування

1. Складаємо списки персонального військового обліку та формуємо справи
2. Чи додавати роздруківки ВОД та документи про зміну облікових даних?
3. Зберігати всі копії ВОД чи останню версію?
4. Чи треба формувати окрему справу на кожного працівника?
5. Окрема справа
6. Чи формується окрема справа по заброньованих?
7. Закриття року: оновлення військової справи
8. Порядок зберігання архівних справ
9. Висновки

Складаємо списки персонального військового обліку та формуємо справи

Персональний військовий облік ведуть на основі списків військовозобов’язаних та резервістів. Згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487), ці списки поділяються на чотири основні групи:

1. Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу.
2. Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу.
3. Список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок.
4. Список персонального військового обліку призовників.

До списків кожної групи формується справа, у якій зберігаються копії військово-облікових документів (ВОД) призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 37 Порядку № 1487).

Справа зберігається окремо для кожного списку, навіть якщо в ньому є лише одна особа. Це означає, що об’єднання справ з копіями документів для різних груп заборонене!

Чи додавати роздруківки ВОД та документи про зміну облікових даних?

Зауважимо, що в п. 37 Порядку №1487 йдеться про копії військово-облікових документів. Але ВОД в «Резерв+» з QR-кодом є належним електронним документом. Відповідно до п. 9 Порядку № 559 електронний ВОД, в т.ч. роздрукований, має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Таким чином, для зберігання в справах підприємства слід отримати роздруківку електронного ВОД.

Отже, в справах слід зберігати копії та/або роздруківки ВОД.

Військовий облік викликає більше запитань, ніж відповідей? Звертайтесь до персонального Консультанта з ВО. Ви отримуєте не просто пораду – а постійну підтримку, перевірку документів, відповіді на будь-які питання. І все це – анонімно!

Порядок №1487 чітко встановлює, що справа формується з копій (і як ми з’ясували, роздруківок) ВОД. Тому, вважаємо, що долучати копії інших документів сюди не потрібно. Зокрема, мова йде про копії документів, що підтверджують зміни в облікових даних. Вони мають зберігатися в особовій справі працівника.

Але, вважаємо, що такі документи можуть зберігатися в окремій справі у відповідального за ведення військового обліку. Головне, забезпечити їх зберігання.

Зберігати всі копії ВОД чи останню версію?

Логічне питання: якщо працівник приніс роздруківку нового ВОД, то копію військового квитка чи попередню роздруківку викидати? На жаль, що робити в цьому випадку, Порядком №1487 не передбачено. На нашу думку, не слід викидати копію старого ВОД. Адже це підтвердження правильності заповнення даних попередньо.

Чи треба формувати окрему справу на кожного працівника? 

Формування окремих справ на кожного військовозобов'язаного Порядком №1487 та іншими нормативно-правовими актами не передбачено.

Отже, до кожної групи списків формуємо одну справу, яка містить копії / роздруківки військово-облікових документів всіх працівників, включених до відповідної групи списків персонального військового обліку.

Окрема справа

В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які були виключені з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі (п. 38 Порядку № 1487).

Водночас слід зазначити, що до 18 травня 2024 року з військового обліку виключали громадянина, якого призивали чи приймали на військову службу (скажімо, контрактника). Проте з 18 травня 2024 року в такій самій ситуації громадянина вже знімають з військового обліку (див. Порядок проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 560).

І, до речі, про призов резервіста чи військовозобов’язаного на військову службу під час мобілізації, на особливий період в його військово-обліковому документі робиться відмітка про зняття з військового обліку у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації.

Тому радимо в окремій справі зберігати копії ВОД:

1. визнаних непридатними до військової служби;
2. військовозобов’язаних, виключених з військового обліку до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 і пізніше.

Чи формується окрема справа по заброньованих?

Ні, окрема справа для заброньованих працівників не заводиться.

Відомості щодо військовозобов’язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час, виокремлюються у списках персонального військового обліку військовозобов’язаних (п. 43 Порядку №1487).

Закриття року: оновлення військової справи

Персональний військовий облік ведемо в межах календарного року. Після закінчення року слід буде вдатися до переформатування справ. Зокрема, з 01.01.2026 слід:

1. Вилучити копії ВОД:

1. звільнених з роботи в 2025 році;
2. виключених з військового обліку в 2025 році: непридатних до військової служби; тих, хто досягли граничного віку перебування в запасі;
3. знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу.

2. Сформувати окрему поточну справу з копій/роздруківок ВОД:

1. визнаних непридатними до військової служби в 2026 році;
2. знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу в 2026 році.

3. Сформувати архівну справу. Враховуйте, що Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5) зазнав змін.

Зокрема, в п. 678 Переліку №578/5 тепер визначено, що копії військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, мають тимчасовий строк зберігання (3 роки).

Деталі – тут.

Водночас копії ВОД звільнених працівників або виключених з військового обліку у зв’язку з досягненням граничного віку перебування в запасі переміщуються до архівної справи зі строком зберігання «доки є потреба». Підприємства самостійно встановлюють строк зберігання, але не менше одного року!

Порядок зберігання архівних справ

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях від 18.05.2015 №1000/5 строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Архівні справи, які зберігають в структурному підрозділі, підлягають вилученню та знищенню після закінчення строку зберігання. Під час знищення оформлюють акт, що містить зведені дані про вилучення документів, не віднесених до Національного архівного фонду.

Висновки

1. Персональний військовий облік ведемо на основі списків військовозобов’язаних та резервістів за 4 групами.
2. До кожної групи формують окрему справу з копіями ВОД. Копії ВОД виключених з військового обліку військовозобов’язаних до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 зберігають в окремій справі.
3. Після закінчення року справи необхідно переглянути та вилучити документи, які вже не мають практичного значення. Архівування здійснюють відповідно до строків зберігання, що визначає підприємство.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок

Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Статті та консультації на тему:

Звіряння Списків військового обліку з ВОД: виявляємо зміни та виправляємо помилки

Знятий чи виключений з військового обліку: ведення списків

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Де зберігати копії ВОД військовозобов’язаних працівників