Зміна прізвища працівниці: документи та ризики штрафів кадровому обліку

Розглянемо порядок дій при зміні Прізвища:

1. Працівник повинен надати паспорт громадянина України, виданий на нове Прізвище, та документ, що підтверджує зміну - свідоцтво про зміну Прізвища. Отримайте від працівника заяву поточною датою про зміну прізвища у трудовій книжці, в усіх облікових та офіційних документах. До заяви працівник повинен надати копії нового паспорта та відповідного свідоцтва. Кадровик має засвідчити копії документів, що підтверджують зміну.

2. Керівник підприємства розглядає заяву працівника та копії документів, приймає рішення про внесення змін, яке оформлює резолюцією. Кадровик або відповідальна особа зазначена в резолюції готує проєкт наказу про зміну Прізвища в трудовій книжці, облікових і офіційних документах, зразок для прикладу - Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища).

3. Далі підписаний керівником наказ слід зареєструвати у журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років). За необхідності зробити копію наказу для передачі в бухгалтерську службу для внесення змін в бухгалтерські документи, форми обліку. Датою внесення змін в облікові дані вважається дата реєстрації наказу.

4. Кадровик на підставі наказу вносить зміни до трудової книжки працівника згідно з п.2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text, зразок в статті - https://kadroland.com/news/1631-vipravlennya-zapisiv-u-trudovii-knizci та особової картки П-2, слід закреслити колишнє прізвище, поруч або зверху вписати нове. У графі «Додаткові відомості» картки П-2 вкажіть, що прізвище змінено на підставі паспорта та вкажіть номер нового паспорта та реквізити наказу про зміну Прізвища. Нове Прізвище слід змінити на титульній сторінці особової справи, журналі обліку особових справ та в книзі обліку руху трудових книжок, якщо працівника прийнято до 10.06.2021 і його трудова зареєстрована.

Оскільки законодавство не встановлює строків, коли працівник повинен надати нові документи, то штрафні санкції відсутні.

Буде корисною консультація із зразками документів - https://kadroland.com/news/1597-data-vidaci-nakazu-pro-zminu-oblikovix-danix-u-razi-zmini

Раді допомогти, звертайтесь ще!