Як правильно вести нумерацію та реєстрацію кадрових документів

Відповідно до п. 6 глави 2 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502, накази з кадрових питань групуються у справи відповідно до їх видів та строків зберігання: тимчасового та тривалого. Якщо у процесі діяльності видається велика кількість наказів з кадрових питань за одним напрямом, наприклад, прийняття на роботу, їх можна групувати в окрему справу. Якщо видається невелика кількість наказів з кадрових питань за кожним напрямом, вони групуються в одну справу з урахуванням строку зберігання. Отже, журналів реєстрації кадрових наказів має бути щонайменше два: наказів тривалого строку зберігання та наказів тимчасового строку зберігання. Зразки журналів за посиланням: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Як правило, кадровим наказам тривалого строку зберігання присвоюється індекс к-тр (наприклад, наказ № 5/к-тр), кадровим наказам тимчасового строку зберігання присвоюється індекс к-тм (наприклад, наказ № 5/к-тм). Проте підприємство має право самостійно розробити систему індексів та закріпити її у локальному документі підприємства (наприклад, у наказі).

Нумерація кожного виду наказів здійснюється у межах календарного року та починається з одиниці. Журнал реєстрації наказів можна продовжувати вести кілька років, але кожного року нумерація починається з одиниці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!