Електронний журнал реєстрації наказів: необхідність та вимоги зберігання

Згідно Правил 1000/5 в установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм), не за допомогою Word чи Excel.

Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 5 - 7 до цих Правил.

Карткова форма реєстрації документів передбачає заповнення реєстраційно-моніторингових карток, з яких формуються довідкові і контрольні картотеки.Як правило, роздруковуються три примірники карток: два - розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один - передається виконавцю разом із документом. Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 мм) або А6 (105 х 148 мм).

У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронній формі, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних для використання працівниками інформації про всі документи і місце їх розташування.

Докладніше в статті - https://kadroland.com/news/1882-tri-sposobi-rejestraciyi-nakaziv

На підприємстві розрізняють як мінмум 4 групи наказів: накази з основної діяльності, наказ з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) та накази з питань тимчасового строку зберігання (5 років).

Отже, для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація, якщо Ви відповідальні за кадрові накази, то у Вас має бути мінімум два журнали реєстрації кадрових наказів для тимчасового строку зберігання і для тривалого строку зберігання. Можна оформити паперовий журнал за рекомендованою формою - https://kadroland.com/documents/232-zurnal-rejestraciyi-nakaziv-z-kadrovix-pitan-trivalogo-stroku-zberigannya. Вона однакова для журналів реєстрації кадрових наказів тривалого й тимчасового строків зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!