Порушення в реєстрації документів і правила нумерації томів

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

1. групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ; окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

2. За обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

3. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої - тимчасового.

Якщо обсяг документів справи значно перевищує 250 аркушів, її розділяють на томи. При цьому повністю формулюють лише заголовок першого тому справи, всі інші томи в заголовку позначають словами "те саме" із зазначенням через кому інших відомостей про справу (за наявності) та номера тому. Нумерація актів в томах буде продовжуватися. В журналі реєстрації не потрібно ділити документи на томи. Якщо протягом року справа містить 435 документів при формуванні справ поділіть на два томи.

Наприклад:

Акти наданих послуг N 1–250 , т.1.

Те саме, N 251–435, т.2.

Раді допомогти, звертайтесь ще!