Правильне розділення наказів за журналами та їх позначення

Так, можна розділити.

В кадровій роботі розрізняють як мінімум 2 групи наказів: накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази з питань тимчасового строку зберігання. Отже для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація. Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі.

Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу.

Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства.

Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат, про прийняття/звільнення тощо (якщо їх кількість — значна).

До кадрових наказів тривалого строку зберігання відносять накази про прийняття, звільнення, переведення, про оплату праці, матдопомогу, про надання відпусток без збереження зарплати, для догляду за дитиною до 3 років, тому що вони мають однаковий строк зберігання - 75 років. Можна й так, як зробили Ви розділи на декілька журналів, але тоді додайте ще буквений індекс, щоб розділити ці накази. Наприклад, індекси можуть бути к/в/тм, к/бз/тр тощо.

До кадрових наказів тимчасового строку зберігання відносять накази про надання щорічних відпусток, навчальних, соцвідпусток на дітей. Тобто у вас може бути тільки 2 журнали реєстрації кадрових наказів: в одному про надання щорічних відпусток, в іншому прийняття, переведення, звільнення, наданні відпусток без збереження ЗП тощо, може бути більше, розділено за окремими питаннями (відпустки, відрядження). Кількість справ із кадровими наказами ви встановлюєте самостійно в інструкції з діловодства. Тобто не обов'язково щоб у вас було тільки 2 справи із кадровими наказами. Їх може бути більше. Якщо ви хочете окремо реєструвати накази про відпустки без збереження зарплати, то можете їх виділити в окрему справу та реєструвати в окремому журналі. Також для реєстраційного індексу таких наказів ви можете додати будь-який літерний індекс

Буде корисною стаття - https://new.kadroland.com/news/570-zurnali-rejestraciyi-kadrovix-nakaziv-yak-zaversiti-2023-rik

Раді допомогти, звертайтесь ще!