Як правильно подавати дані трудових книжок до ПФУ

Якщо трудова книжка ще не оцифрована, то потрібен її скан (додавання записів його не замінить).

У роботодавця немає безумовного обов'язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ, оскільки це може зробити і сам працівник, проте на передачу скан-копій паперових трудових книжок або їх оцифрування виділений строк до 10.06.2026 р. (Постанова ПФУ «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 р. № 8-3 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0658-22#Text)). Тож до цього часу, або роботодавцем, або працівником до ПФУ мають бути передані скан-копії усіх трудових книжок, тому якщо працівник цього ще не зробив, то Вам потрібно буде це зробити (але лише після прийняття його на роботу та подання про нього інформації в Об'єднаному звіті).

Через додавання запису можна подавати відомості лише про роботу працівника на Вашому підприємстві – якщо Ви приймаєте на роботу працівника, переводите чи звільняєте, то у розділі «Комунікації з ПФУ» – «Відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)» слід створити належний запис з додаванням скан-копії наказу. Також відповідна інформація повинна буде підтягнутися з Об'єднаного звіту (щоправда, подекуди цього доволі довго чекати).

Для надання інформації про попередні місця роботи скан-копії трудової буде цілком достатньо, надалі вносьте лише записи про роботу винятково на Вашому підприємстві. Згода на обробку персональних даних від працівника Вам не потрібна – Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text) зобов'язав ПФУ переводити відомості про трудову діяльність в електронний формат, чим надав дозвіл на обробку персональних даних (на порталі ПФУ вже немає опції, щоб додати скановану згоду).

Раді допомогти, звертайтесь ще!