Окреме ведення та зберігання наказів про відпустку необхідне

Ні.

Накази про надання щорічної основної відпустки, зокрема за особливий характер праці, за вислугу років; відпусток у зв’язку з навчанням; відпусток у зв’язку із вагітністю та пологами; додаткових відпусток працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи; чорнобильських відпусток; додаткових відпусток окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності (учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни, жертвам репресій), про перенесення щорічної основної відпустки належать до кадрових наказі тимчасового строку зберігання.

До кадрових наказів тривалого строку зберігання належать всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці; надання відпусток щодо догляду за дитиною; надання відпусток без збереження зарплати.

В кадровій роботі розрізняють як мінімум 2 групи наказів: накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) та накази з питань тимчасового строку зберігання (5 років). Отже, для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація. Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі.

Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу.

Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства.

Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм».

До кадрових наказів тривалого строку зберігання відносять накази про прийняття, звільнення, переведення, про оплату праці, матдопомогу, про надання відпусток без збереження зарплати, для догляду за дитиною до 3 років, тому що вони мають однаковий строк зберігання - 75 років.

До кадрових наказів тимчасового строку зберігання відносять накази про надання щорічних відпусток, навчальних, соцвідпусток на дітей. Кількість справ із кадровими наказами ви встановлюєте самостійно в інструкції з діловодства. Тобто не обов'язково щоб у вас було тільки 2 справи із кадровими наказами. Їх може бути більше. Якщо ви хочете окремо реєструвати накази про відпустки без збереження зарплати, то можете їх виділити в окрему справу та реєструвати в окремому журналі. Також для реєстраційного індексу таких наказів ви можете додати будь-який літерний індекс

Буде корисною стаття - https://new.kadroland.com/news/570-zurnali-rejestraciyi-kadrovix-nakaziv-yak-zaversiti-2023-rik

Раді допомогти, звертайтесь ще!