Питання щодо затвердження номенклатури справ та інструкції з діловодства

Експертні комісії діють для організації та проведення експертизи цінності документів.(Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, від 19.06.2013 № 1227/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1062-13)

1. Діяльність комісії регламентується локальним положенням про експертну комісію, а завдання визначають у планах роботи на рік. Експертизу цінності документів проводять щороку, виконуючи такі завдання, як:

складання номенклатури справ
формування документів у справи
підготовка справ до наступного зберігання.

Як правило, конкретний строк, на який розраховано управлінські дії відповідного наказу про призначення відповідальних осіб чи створення комісії, у тексті наказу (чи в заголовку до тексту) в більшості організацій не визначається. Тому й поновлювати щорічно їх немає необхідності, якщо немає змін у складі комісії.Такі накази належать до наказів з основної діяльності.

Але у разі коли наказом керівника обумовлено, що комісія створюється на конкретний період (приміром, на рік), то після закінчення дії такого наказу необхідно видати новий наказ.

2. Затверджувати інструкцію з діловодства кожного року не потрібно. А от переглядати її з метою визначення потреби внесення до неї змін та/чи доповнень бажано щорічно наприкінці поточного або на початку нового діловодного року. Внесення змін до інструкції з діловодства здійснюється на підставі відповідного розпорядчого документа з основної діяльності юридичної особи.(наказом). Докладати до номенклатури не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!