Регламентація подачі відомостей про трудову діяльність працівників

Потрібно розділяти обов'язок щодо оцифрування трудової книжки та подання оперативних відомостей до ПФУ

1. Обов’язок подання відомостей про трудові відносини до ПФУ

Обов’язок подання відомостей про трудові відносини передбачений пп. 4 п. 1 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332 (далі – постанова № 1332). Аналогічна норма до 01.12.2024 містилася в постанові КМУ від 05.06.2024 №650 (далі – постанова № 650). Змінився тільки нормативно-правовий акт, що регламентує подання таких відомостей: раніше це був п. 3 постанови № 650, а з 1 грудня – пп. 4 п. 1 постанови № 1332. Як і раніше, відомості подають:

• органи державної влади;
• інші державні органи;
• органи місцевого самоврядування;
• підприємства, установи та організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період;
• підприємства, установи та організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.

Варто зазначити, що «звичайні» комерційні підприємства, які не зазначені в цьому переліку, тобто які не є критично важливими, наприклад, «звичайне» товариство з обмеженою відповідальністю, такі відомості на портал ПФУ не подають. Також такі відомості не подають роботодавці – фізичні особи-підприємці.

Відомості подаються не пізніше ніж протягом наступного (календарного) дня після:

прийняття працівника на роботу;
переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого;
переведення працівника на іншу постійну посаду або роботу;
звільнення працівника;
поновлення працівника на роботі;
тимчасового припинення / відновлення дії трудового договору.

Під тимчасовим припиненням мається на увазі тимчасове призупинення, оскільки норма, яка була прописана некоректно в постанові № 650 «дісталася в спадок» постанові № 1332. Відомості подаються з обов’язковим накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Таким чином, строки залишили такими, як і раніше. Після завантаження на портал ПФУ ці відомості передаються наступним користувачам і врешті-решт вони потрапляють до реєстру «Оберіг». Набрання чинності постановою № 1332, на жаль, не поповнило законодавчу базу інформацією про те, стосовно к ого подавати такі відомості. Тож, як і раніше, варто керуватися власним баченням та практикою. А саме, подавати відомості стосовно:і жінок, і чоловіків;
(не)військовозобов'язаних; (не)призовників.
Тобто, відомості подавати стосовно всіх працівників, незалежно від віку, від умов працевлаштування (основне місце роботи чи сумісництво) і від умов зайнятості (повна чи неповна). Як часто буває, стандартні формулювання не завжди трактуються однозначно. Наприклад, формулювання «не пізніше ніж протягом наступного дня» викликає питання у випадку, якщо наступний день є вихідним, або якщо кадровий наказ видано не в день події, задля якої він видавався.

2. Інша справа оцифрування. Нам дали 5 років на оцифрування паперових трудових книжок, і зараз ми вже у 2025 році. До 21 червня 2026 року потрібно завершити цей процес. Обов’язку у роботодавця оцифровувати трудову книжку працівника немає. Навіть якщо трудова книжка зберігається у роботодавця або працівник звільняється – роботодавець не зобов’язаний її сканувати. Закон та порядок Пенсійного фонду (закон №1217) передбачає, що оцифрування може зробити:

· Роботодавець (за бажанням).

· Сам працівник (самостійно).

· Пенсійний фонд (за зверненням працівника).

Раді допомогти, звертайтесь ще!