Дії з трудовими книжками при звільненні та переведенні співробітників

У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядок подання відомостей про трудовудіяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1:

працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Якщо Ви вирішили передати скан-копії трудових книжок, які зберігаєте на підприємстві, тоді повністю їх відскануйте з усією інформацією і передайте до ПФУ. Відповідальності за не подання сканкопій трудових книжок немає.

Працівники, працевлаштовані після 10.06.2021 зберігають свої ТК вдома, роботодавець може допомогти працівникам і відсканувати їх ТК та відправити до ПФУ, якщо працівник принесе і попросить це зробити.

У п. 6 Порядку № 11-1 вказано: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Тобто якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то всі наступні записи вже не скануємо. У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10 червня 2021 року).

Відомості про звільнення, прийняття, переведення потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (а фактично до е-трудової) автоматично, коли бухгалтерія подає б’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

Але роботодавець також може наповнювати електронну трудову книжку працівників, подати відомості до ПФУ про працівника, або у вигляді хml-файлу додавши скан відповідного наказу або через конопку «Додати запис» і також додати скан-копію наказу. Третій варіант, таку інформацію подасть бухгалтерія через об’єднану бухгалтерську звітність.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі згідно ч. 3 ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314.

Якщо кандидат надав трудову книжку, ознайомтеся з записами про досвід роботи, та поверніть кандидату. Поясніть майбутньому працівникові, що тепер він зберігатиме трудову книжку. Спитайте, чи бажає він, аби роботодавець уносив записи про роботу. Якщо так, нехай принесе її, коли роботодавець видасть наказ про прийняття на роботу. Домовтеся з працівником, щоби він приніс трудову, коли це буде зручно для вас обох. Внесіть запис про роботу в присутності працівника і поверніть йому трудову книжку.

Запитайте у працівника чи відсканували його трудову книжку, якщо ні, то можна допомогти відсканувати документи, узгодьте, хто передаватиме скани — ви чи працівник.

Буде корисним докладний відеокурс - https://kadroland.com/events/1105/2928

Раді допомогти, звертайтесь ще!