Питання щодо оцифрування трудової книжки та вимог ПФУ

Доброго дня.
Підкажіть будь ласка, підприємство оцифрувало трудову книжку працівника та передало до ПФУ, через певний час прийшла відповідь від ПФУ, що статус трудової виконано аде є зауваження щодо підтвердження стажу навчання та військової служби. Чи необіхдно сканувати диплом та військовий квиток працівника та надсилати до ПФУ, чи працівник може самостійно усунути ці недоліки? Чи є адміністративні покарання для роботадавця за передачу до ПФУ трудових у яких відсутній підпис на титульній сторінці, відсутня повна дата народження, вицвіли печатки?

НК

Наталія, консультант

експерт

27.03.2025 | 17:57

Очікує відповідь

Достатньо передати скан-копію трудової книжки чи оцифрувати та долучити скан-копію трудової книжки. За потреби скан-копії документів зможе долучити сам працівник.

Перед тим як перейти до процесу оцифрування трудової книжки, рекомендується провести аудит. Аудит можна умовно поділити на 2 основні етапи: перевірку першої сторінки (титульного аркушу) та перевірку записів про роботу.

Усі записи в трудовій книжці мають відповідати вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58.Пропонуємо вам наступний алгоритм дій, який включає декілька етапів.

Етап 1. Насамперед слід оглянути першу сторінку (титульний аркуш) та перевірити наявність:

прізвища, ім’я та по батькові, дати народження працівника (зазначені повністю, без скорочень);
підпис власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
У разі виявлення неправильно зазначених прізвища, ім’я та по батькові або дати народження власника документа зміни можна вносити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів, за їх відсутності – у судовому порядку
Етап 2. Перевірка записів про роботу. У разі виявлення неправильних записів про роботу їх виправлення робиться на підприємстві, де зроблено такий запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності – архів.

Етап 3. Оцифрування трудової книжки. Перевірити стан опрацювання оцифрування трудової книжки можна в особистому кабінеті користувача на вебпорталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка».

Також, Ви завжди можете написати запит до ПФУ, вони оперативно відповідають на питання та допомагають у їх вирішенні.

Щодо печатки, то як варіант, можете уточнити в ПФУ чи приймуть вони тоді ТК.
Також, ПФУ лишить коментар щодо оцифрування, тоді вже будете діяти відповідно до зауважень ПФУ.

Наразі за якість оцифрування відповідальності не має.

Корисною буде - https://kadroland.com/news/397-perexid-z-paperovoyi-na-e-trudovu-knizku-top-7-vazlivix

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату