Перехід з паперової на е-трудову книжку: ТОП-6 важливих кадрових дій

Нормативно-правові акти та підстави, що регулюють електронні трудові книжки

Підставою для переходу на електронні трудові книжки є Закон № 1217, яким передбачено, що включення Пенсійним фондом України (далі — ПФУ) до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр) відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності Закону № 1217.

Отже, до 10 червня 2026 року цей перехід має завершитися.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі відповідно до Порядку № 11-1.

Далі розглянемо порядок дії щодо переходу з паперових на е-трудові книжки.

Дія 1. Аудит наявності паперових трудових книжок

Перед тим, як оцифрувати трудові книжки необхідно перевірити їх наявність, звіривши їхню кількість відповідно до кількості штатних працівників, для яких це місце роботи є основним.

Дія 2. Перевіряємо правильність внесених даних працівника в трудовій книжці

Для цього необхідно згадати ще чинну Інструкцію № 58. Саме на підставі цього документа оформляються паперові трудові книжки, і від правильності їх ведення залежить коректне занесення відомостей до Держреєстру.

Для цього переходимо до наступної дії. Необхідно перевірити правильність написання таких відомостей у паперових трудових книжках:

1. Прізвище, ім’я та по батькові (далі – ПІБ). Зверніть увагу, що ПІБ має бути вказаний повністю, без скорочення;
2. Точна дата народження. Цю інформацію необхідно звірити з даними паспорту.

Зверніть увагу на правильність оформлення записів про зміну ПІБ – саме колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою, і поряд записано нове. На внутрішньому боці обкладинки необхідно вказати посилання на документ, на підставі якого здійснили виправлення (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо). Ця інформація має бути завірена підписом уповноваженої особи роботодавця і печаткою.

А також варто перевірити:

1. Підпис власника трудової книжки;
2. Підпис особи, відповідальної за видавання трудових книжок на підприємстві;
3. Наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де працівник працює зараз. 

Але якщо йдеться про неправильний запис саме у розділі щодо відомостей про роботу (так звана внутрішня частина трудової книжки), то виправити може лише той роботодавець, який власне і зробив цей запис про трудову діяльність. 

Дія 3. Перевіряємо, чи всі записи внесені до трудової книжки

Оскільки електронний запис в Держреєстрі складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника, необхідно перевірити, чи правильно внесені періоди:

1. Роботи (зокрема і за сумісництвом), безробіття, стажування, служби тощо;
2. Переведення з посади на іншу посаду;
3. Найменування посади (професії), структурного підрозділу;
4. Назва підстави припинення трудових відносин з посиланням на пункт і статтю КЗпП;
5. Вид, номер і дата розпорядчого документа (наказ/розпорядження), на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення трудових відносин.

Дія 4. Визначаємо, хто подає відомості та з’ясовуємо черговість подання

Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником (п. 3 Порядку № 11-1).

Якщо відомості передаватиме за своїх працівників роботодавець, тоді керівнику необхідно делегувати повноваження відповідальному працівнику, наприклад кадровику. 

Водночас постановою № 8-3 передбачено, щодо яких працівників найперше необхідно подати відомості, а саме: 

1. Щодо працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 роки і менше;
2. Про трудову діяльність працівників за період до 1 липня 2000 року.

Дія 5. Готуємо скан-копії трудових книжок для передавання до ПФУ

Згідно з п. 5 Порядку № 11-1, скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж. Вони мають містити всі заповнені сторінки трудової книжки, до яких внесено записи у хронологічному порядку та поля документів, і мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків.

Рекомендована роздільна здатність при скануванні:

1. 300 dpi;
2. формат зображення має бути JPG або PDF;
3. розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Передавати копії трудових необхідно на вебпорталі ПФУ. Далі треба зайти до розділу «Комунікації з ПФУ» та вибрати «Відомості про трудову діяльність робітника».

Дія 6. Перевірити підтвердження передавання відомостей про трудову діяльність працівника

Про результат оцифрування скан-копій трудових книжок роботодавця буде поінформовано в особистому кабінеті страхувальника (якщо скан-копії паперової трудової книжки передавав саме роботодавець) на порталі ПФУ в меню «Відомості про трудові відносини».

Відомості про трудову діяльність подаються одноразово, але повторно подаються у разі наявності зауважень від ПФУ, а саме у таких випадках:

1. Виправлення записів у разі виявлення неправильного запису;
2. Створення неправильного/неточного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність надаються титульна сторінка та сторінки зі змінами паперової трудової книжки. У такому разі повторно сканувати усю паперову трудову книжку та подавати її до ПФУ не потрібно!

Висновки

1. Радимо роботодавцям все ж таки не баритися з переданням до Держреєстру відомостей про трудову діяльність працівника.
2. Отже, паперові трудові книжки працівників мають бути відскановані та подані до ПФУ або оцифровані до 10 червня 2026 року. Основна причина: акумуляція відомостей про трудову діяльність працівника, зокрема і про його страховий стаж, на порталі ПФУ, а також воєнний стан, який ставить під загрозу зберігання паперових трудових книжок.

Нормативно-правове забезпечення

Закон № 1217 – Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Порядок № 11-1 – Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, який затверджено постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (зі змінами, внесеними постановою правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок»).

Інструкція № 58 – Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Ярина ДМИТРЕНКО, редактор kadroland