Чи можна вести журнали реєстрації наказів в електронному вигляді

Доброго вечора! чи обов'язково вести журнали реєстрації наказів? Чи можна вести журнал в електронному вигляді( тобто весь рік вести в електронному вигляді, а в кінці року роздрукувати та зберігати в такому (роздрукованому ) вигляді)?

ВК

Вячеслав, консультант

експерт

27.03.2025 | 19:41

Очікує відповідь

Можете реєструвати в електронному вигляді але не рекомендується, оскільки є висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

Ураховуючи, що накази належать до категорії значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію таких наказів в електронній формі не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздруковано, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).

Після останнього запису робиться підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів у діловодному році, який засвідчується підписом особи, відповідальної за ведення цього журналу (з проставлянням дати).

Ведення журналів реєстрації в електронному вигляді підприємство повинно передбачити в інструкції з діловодства .

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату